Towar otrzymany wcześniej niż faktura - ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Nasza firma prowadzi sklep z częściami zamiennymi do pojazdów samochodowych. Podatek dochodowy rozliczamy na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W ciągu miesiąca otrzymujemy zakupione części samochodowe wraz z wystawionym przez sprzedawcę dokumentem WZ, a dopiero na koniec miesiąca otrzymujemy zbiorczą fakturę. Jak w takiej sytuacji powinniśmy ujmować zakupione towary w księdze podatkowej?

Na wstępie zaznaczamy, że nie ma konieczności wystawiania faktury dla udokumentowania każdej odrębnej dostawy towaru. Możliwe jest bowiem wystawienie zbiorczej faktury, dokumentującej kilka dostaw dokonanych w trakcie miesiąca. Taką fakturę należy wystawić nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar (§ 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur; Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.).

Nieco inaczej jest natomiast przy dokumentowaniu dostaw ciągłych, ale te kwestie tu pomijamy, gdyż nic nie wskazuje na to, aby takie dostawy występowały w przedmiotowej sprawie.

Zakup towarów handlowych generalnie musi być wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Przy czym towary handlowe, które zostały dostarczone do firmy przed datą wystawienia faktury przez dostawcę, mogą być wpisane do podatkowej księgi na podstawie opisu lub specyfikacji - pod datą ich otrzymania. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe.

Zasadniczo u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF).

Od tej ogólnej reguły przewidziano jednak pewne wyjątki, określone m.in. w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zatem zauważyć, że w myśl § 17 ust. 1 tego rozporządzenia - zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych musi być wpisany do podatkowej księgi (przez podatnika prowadzącego samodzielnie tę księgę) niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Otrzymanie zaś towarów handlowych lub materiałów musi być każdorazowo potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (wymaga tego § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zapisy dotyczące wydatków (kosztów), w myśl § 26 rozporządzenia, powinny być dokonywane w podatkowej księdze na podstawie dowodów, o których mowa w § 12-16.

Dowodem zakupu towarów zazwyczaj jest faktura wystawiona przez dostawcę.

Jednak w przypadku, gdy towar handlowy lub materiał został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury, to wówczas zapisu w księdze należy dokonać na podstawie:

1) sporządzonego przez podatnika szczegółowego opisu, który powinien zawierać:

• imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
   
• ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego lub materiału (§ 16 ust. 2 ww. rozporządzenia), bądź

2) specyfikacji dostawcy - pod warunkiem, że spełnia ona wymogi określone dla opisu (§ 16 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Zarówno opis, jak i specyfikacja muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Towary handlowe i materiały, które zostały dostarczone do firmy przed datą wystawienia faktury (np. faktury zbiorczej), mogą zatem być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów na podstawie opisu lub specyfikacji - pod datą ich otrzymania, potwierdzoną na opisie lub specyfikacji.

Pogląd ten znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 maja 2012 r., nr IBPBI/1/415-190/12/BK, a także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 czerwca 2010 r., nr ILPB1/415-389/10-2/AGr.

Jeżeli jednak podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, to trzeba pamiętać, że w sytuacji, gdy podatnik otrzymał towar oraz fakturę za ten towar w tym samym miesiącu, opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje się na podstawie otrzymanej faktury (wynika to z § 16 ust. 3 ww. rozporządzenia).