Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się poniesionych wydatków z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu tego samochodu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Aby ustalić faktyczny przebieg samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Brak takiej ewidencji powoduje, że wydatki poniesione przez podatnika z tytułu używania niebędącego środkiem trwałym samochodu osobowego dla potrzeb działalności, nie będą kosztem uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 updof).
Ewidencja przebiegu pojazdu dokumentuje jednak tylko faktyczny przebieg samochodu i służy do ustalenia kwoty limitu wydatków podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Nie stanowi ona dowodu poniesienia wydatku. Dowodem takim może być np. faktura, rachunek, czy polisa. Na podstawie tych dowodów podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązany jest sporządzać miesięczne zestawienie poniesionych wydatków (wskazuje na to ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Wydatki na eksploatację niebędącego środkiem trwałym samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Po porównaniu kwoty poniesionych wydatków wynikającej ze sporządzonego miesięcznego zestawienia takich wydatków i kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, od mniejszej z nich należy odjąć kwotę wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poprzednich miesiącach, a różnicę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów danego miesiąca.
1) Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuję prywatny motocykl niebędący środkiem trwałym. Czy koszty jego eksploatacji powinienem rozliczać na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu?
Kosztów eksploatacji motocykla nie rozlicza się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy wydatków poniesionych z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego. Przy czym według art. 5a pkt 19a updof, przez pojęcie samochodu osobowego należy rozumieć pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem pojazdów wymienionych w lit. a)-f) tego przepisu.
Zatem wydatków z tytułu eksploatacji prywatnego motocykla na potrzeby działalności gospodarczej nie trzeba rozliczać poprzez ewidencję przebiegu pojazdu. Podlegają one ujęciu w kosztach uzyskania przychodów bezpośrednio na podstawie faktur dokumentujących ich poniesienie. Wydatki te wykazuje się w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" w dacie ich poniesienia.
2) Mam zamiar zawrzeć umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego. Czy będę zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
W tym przypadku podatnik nie jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód osobowy na podstawie umowy leasingu operacyjnego, może zaliczać do kosztów podatkowych opłaty leasingowe oraz wydatki eksploatacyjne, o ile spełniają one definicję kosztów określoną w art. 22 ust. 1 updof.
Dla samochodu osobowego używanego na potrzeby działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego, czyli umowy o której mowa w art. 23a pkt 1 updof, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 3b updof).
3) Czy ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona komputerowo?
Nie ma przeszkód, aby ewidencja przebiegu pojazdu była prowadzona komputerowo.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określają, w jakiej formie powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Należy więc uznać, że dopuszczalne jest zarówno ręczne jej prowadzenie, jak i za pomocą komputera. Jednak bez względu na formę prowadzenia tej ewidencji, powinna ona zawierać co najmniej dane wymienione w art. 23 ust. 7 updof. Danymi tymi są: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za jeden kilometr przebiegu, kwota wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane.
4) Jak rozliczyć wydatki na eksploatację samochodu, jeżeli limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu jest niższy od kwoty poniesionych wydatków?
Wydatki przekraczające w danym miesiącu limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu można rozliczyć w następnych miesiącach.
Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.
Jeśli suma wydatków jest wyższa od obliczonego limitu, wtedy nadwyżka ponad limit nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w danym miesiącu i do rozliczenia przyjmuje się wartość limitu. Jednak w związku z tym, że wydatki rozliczane są narastająco, wydatki niemieszczące się w kosztach podatkowych w danym miesiącu mogą stanowić koszt w miesiącach następnych (pod warunkiem, że limit będzie odpowiednio wysoki).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
