Zaliczka na poczet zakupu towarów od zagranicznego kontrahenta

Od kontrahenta z Niemiec nabyłem towary, które dostarczono mi w grudniu 2013 r. Kilka dni później (także w grudniu) kontrahent wystawił mi fakturę zaliczkową dokumentującą ten zakup, obejmującą część zapłaty za nabyte towary. Faktura ostateczna zawierająca końcową cenę została natomiast wystawiona w styczniu 2014 r. Kiedy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą uproszczoną powinienem wykazać ten zakup?

Towar otrzymany wcześniej niż faktura

Dowodem zakupu towarów zazwyczaj jest faktura wystawiona przez dostawcę. Jeżeli towar, którego zakup jest dokumentowany fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury, to wówczas zapisu w księdze należy dokonać na podstawie:

1) sporządzonego przez podatnika szczegółowego opisu, który powinien zawierać: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru, bądź

2) specyfikacji dostawcy - pod warunkiem, że spełnia ona wymogi określone dla opisu.

Zarówno opis, jak i specyfikacja muszą być potwierdzone datą i podpisem osoby, która przyjęła towar, oraz przechowywane jako dowód zakupu, a następnie połączone z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze powinna być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury. Wynika to z § 16 ust. 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zatem podatnik, który otrzymał towary wcześniej niż fakturę, powinien sporządzić opis tych towarów. W sytuacji gdy cena towarów wyrażona jest w walucie obcej, podatnik obowiązany jest przeliczyć tę walutę na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof). Za dzień poniesienia kosztu przyjąć tu należy dzień otrzymania towarów. W związku z tym podatnik do ustalenia wartości towarów powinien przyjąć średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień otrzymania towarów. Wartość towarów wpisuje się do kolumny 10 księgi - "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu".

Otrzymanie faktury zaliczkowej

W omawianym przypadku, mimo że kontrahent z Niemiec wystawił fakturę zaliczkową za dostarczone wcześniej towary, to zapłatę kwoty z tej faktury należy traktować jak zapłatę części zobowiązania, a nie jak wpłatę zaliczki. Biorąc pod uwagę fakt, że koszty zakupu towarów zostały wcześniej wykazane w księdze na podstawie opisu, to kwotę z faktury oznaczonej jako zaliczkowa podatnik nie powinien wykazywać w księdze. Doszłoby bowiem do zdublowania kosztów uzyskania przychodów.

Zapłata kwoty z tej faktury może jednak powodować powstanie różnic kursowych.

Otrzymanie faktury końcowej

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, opis otrzymanych towarów powinien być połączony z nadesłaną fakturą. Faktura otrzymana w terminie późniejszym stanowi wtedy potwierdzenie zawartej uprzednio transakcji. Jednocześnie może ona rodzić obowiązek dokonania korekty, jeżeli wynikające z niej dane nie pokrywają się z danymi zawartymi w sporządzonym przez podatnika opisie. Ewentualną różnicę wpisuje się wówczas do księgi w kolumnie 10 w dniu otrzymania faktury.

Zapłata pozostałej części zobowiązania po otrzymaniu faktury końcowej wiąże się z koniecznością ustalenia różnic kursowych.

Ustalenie różnic kursowych

Podatnicy rozliczający się z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi obliczają różnice kursowe według zasad określonych w art. 24c updof. I tak, dodatnie różnice kursowe powstają m.in., jeżeli wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP jest wyższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia. Ujemne różnice kursowe powstają natomiast m.in., gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

W celu ustalenia różnic kursowych podatnik powinien przeliczyć pierwszą płatność (nazwaną przez kontrahenta zaliczką) oraz pozostałą część zapłaconej ceny sprzedaży według faktycznie zastosowanego kursu waluty odpowiednio z dnia zapłaty tzw. zaliczki i pozostałej części zobowiązania. Jeśli nie jest możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, powinien zastosować kurs średni ogłaszany przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień.

Na potrzeby ustalania różnic kursowych za koszt poniesiony uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) (art. 24c ust. 7 updof). W omawianym przypadku będzie to koszt wynikający ze sporządzonego przez podatnika szczegółowego opisu.

W tym przypadku podatnik będzie ustalał różnice kursowe dwukrotnie: raz w dacie zapłaty "zaliczki", a drugi raz - w dacie zapłaty pozostałej kwoty.

Różnice kursowe ujmuje się w księdze z chwilą ich zrealizowania. Dodatnie różnice kursowe stanowią przychody i podlegają wpisaniu w kolumnie 8 "pozostałe przychody", natomiast ujemne różnice kursowe zaliczane są do kosztów i wykazuje się je w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".