Otrzymanie towaru handlowego wcześniej, niż faktury - ujęcie kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Kupujemy towary handlowe. Wraz z towarem otrzymujemy dokument WZ. Fakturę kontrahent wystawia kilka dni po dostawie. Czy ww. zakup może być ujęty w księdze przychodów i rozchodów na podstawie faktury? Zaznaczam, że otrzymanie towaru i faktury następuje w tym samym miesiącu.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że zakup m.in. towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 ww. rozporządzenia). Zasadą jest, że wpisu do księgi dokonuje się na podstawie otrzymanej od kontrahenta faktury. Jeżeli jednak towar handlowy otrzymano przed otrzymaniem faktury, podatnik (nabywca) powinien sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru handlowego i dokonać zapisu na podstawie tego opisu. W opisie, o którym mowa, należy podać imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość zakupionego towaru handlowego. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła towar handlowy oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Podatnik może nie sporządzać ww. opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, która spełnia wymogi określone dla opisu.

Zatem, co do zasady, zakup towaru handlowego powinien być wpisany do księgi niezwłocznie po otrzymaniu tego towaru (na podstawie faktury lub opisu/specyfikacji). Jednocześnie jednak z § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia wynika, że jeżeli podatnik otrzymał towar handlowy wcześniej, niż fakturę, ale oba zdarzenia (otrzymanie towaru i faktury) miały miejsce w tym samym miesiącu, opis, o którym mowa wyżej, podatnik powinien dołączyć do otrzymanej faktury, a zapisu w księdze dokonać na podstawie otrzymanej faktury. To z kolei oznaczałoby, że podatnik powinien poczekać z dokonaniem wpisu do księgi do końca miesiąca (w oczekiwaniu na fakturę). Zapis nie byłby zatem dokonany niezwłocznie.

Choć powyższe przepisy w pewnym sensie się wykluczają, to warto przypomnieć, że podatnicy mogą dokonywać wpisów w księdze na zasadach określonych dla biur rachunkowych, tj. w porządku chronologicznym na podstawie m.in. dowodów, o których mowa w § 12-16 ww. rozporządzenia (czyli m.in. opisu) w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, nie później jednak niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia). Ten sposób dokonywania zapisów można stosować pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 (nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży dokumentowanej wyłącznie fakturami lub ewidencjonujących obrót w kasie rejestrującej).

Mając powyższe na uwadze należałoby uznać, że jeżeli podatnik otrzymuje towar handlowy wcześniej, niż fakturę, a zapisów w księdze dokonuje na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych, w momencie otrzymania ww. towarów powinien sporządzić ich szczegółowy opis (nie dotyczy przypadku, gdy podatnik otrzymał od dostawcy specyfikację spełniającą wymogi określone dla opisu). Nie musi jednak dokonywać zapisu w księdze na podstawie tego opisu, lecz może tego dokonać dopiero na podstawie faktury, którą podatnik otrzyma w tym samym miesiącu. Gdyby jednak okazało się, że podatnik nie otrzyma faktury do końca miesiąca, w którym otrzymał towar, zapisu w księdze powinien dokonać na podstawie ww. opisu/specyfikacji dostawcy. Również ten zapis będzie dokonany dopiero po zakończeniu miesiąca.