Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księga podatkowa  »   Ewidencja wybranych kosztów w podatkowej księdze
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Ewidencja wybranych kosztów w podatkowej księdze

Przegląd Podatku Dochodowego nr 20 (380) z dnia 20.10.2014

Aby podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona przez osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, musi być prowadzona w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).

W zakresie ewidencjonowania kosztów obowiązuje zasada, że zapisów dotyczących kosztów zakupu towarów handlowych i materiałów, kosztów ubocznych zakupu, wynagrodzeń oraz pozostałych wydatków dokonuje się w poszczególnych kolumnach podatkowej księgi oznaczonych od 10 do 13.

1. Różnice kursowe od należności w walucie obcej

Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Sporadycznie dokonuje sprzedaży towarów kontrahentom zagranicznym. Czy w razie otrzymania zapłaty w walucie obcej musi wykazać w podatkowej księdze różnice kursowe, nawet jeśli nie są znaczne?

Tak, niezależnie od wysokości ustalonych różnic kursowych należy je wykazywać w podatkowej księdze.

Podatnicy, którzy w ramach działalności gospodarczej zawierają transakcje realizowane w walucie obcej, są obowiązani ustalać różnice kursowe. U prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów różnice kursowe ustala się na zasadach określonych w art. 24c updof.

Zwróć uwagę!

Dodatnie różnice kursowe zwiększają przychody, a ujemne różnice kursowe zwiększają koszty uzyskania przychodów.

Operacja gospodarcza polegająca na ustaleniu różnic kursowych ma wpływ na podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Niezależnie od wysokości ustalonych różnic kursowych należy je wykazywać w podatkowej księdze, przy czym:

  • dodatnie różnice kursowe wpisuje się w kolumnie 8 "pozostałe przychody",
     
  • ujemne różnice kursowe wpisuje się w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

W sytuacji opisanej w pytaniu, w związku z rozliczeniami z kontrahentami zagranicznymi, podatnik ustala różnice kursowe, porównując wartość przychodu:

  • należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu oraz
     
  • w dniu jego otrzymania, przeliczonego według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

Gdy wartość przychodu należnego jest niższa od wartości przychodu w dniu jego otrzymania, powstaje dodatnia różnica kursowa, natomiast w przypadku odwrotnym - ujemna różnica kursowa (art. 24c ust. 2 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 updof).

Przykład

W dniu 10 września 2014 r. podatnik dokonał sprzedaży towaru o wartości 100 euro na rzecz klienta zagranicznego (sprzedaż udokumentował fakturą wystawioną tego samego dnia). Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego powstanie przychodu należnego wyniósł 4,1978 zł/euro. W podatkowej księdze w kolumnie 7 "wartość sprzedanych towarów i usług" podatnik wpisał przychód w kwocie 419,78 zł. Ponieważ podatnik nie posiada rachunku walutowego, kontrahent zagraniczny wpłacił należność na rachunek złotówkowy podatnika. Wpływ odnotowano w dniu 14 października br. Bank przeliczył kwotę otrzymanej waluty na walutę polską według kursu kupna banku, który wynosił 4,14 zł/euro. Podatnik ustalił ujemną różnicę kursową, która wyniosła 5,78 zł (419,78 zł - 414 zł). Kwotę tę wpisał do księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".


2. Koszty przesyłki kurierskiej związane z nabyciem towaru

W związku z zakupem towaru przez internet, podatnik poniósł koszty przesyłki. Jak zaksięgować fakturę, na której wystawca w osobnych pozycjach wykazał wartość nabytego towaru i kosztu przesyłki?

Fakturę można wpisać w księdze pod jedną pozycją, ale koszt zakupu towaru i koszty uboczne zakupu należy rozpisać w odrębnych kolumnach (odpowiednio w kolumnie 10 i 11).

Zgodnie z systematyką przyjętą na potrzeby ewidencji kosztów w podatkowej księdze, wyróżnia się m.in. koszty zakupu towarów handlowych oraz koszty uboczne zakupu.

Ewidencjonowaniu kosztów zakupu towarów handlowych w podatkowej księdze służy kolumna 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". W myśl definicji zamieszczonej w § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi, przez cenę zakupu należy rozumieć cenę, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek VAT, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty i inne podobne obniżenia.

Natomiast treść ust. 11 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do powołanego rozporządzenia wskazuje, że koszty dotyczące m.in. transportu, załadunku i wyładunku czy ubezpieczenia w drodze, zalicza się do kosztów ubocznych związanych z zakupem. Do wpisywania tego rodzaju kosztów przeznaczona jest kolumna 11 "Koszty uboczne zakupu".

Z tego wynika, że podatnik nie powinien uwzględniać kosztu przesyłki, ustalając koszt zakupu towaru. Każdy z rodzajów kosztów należy wpisać do podatkowej księgi do osobnych kolumn, tj. odpowiednio w kolumnie 10 i 11. Nie ma przeszkód, by fakturę dokumentującą te dwa rodzaje kosztów, podatnik wpisał do księgi pod jedną pozycją.

Przykład

Realizując zamówienie podatnika, sprzedawca dostarczył towar za pośrednictwem firmy kurierskiej. Na wystawionej fakturze wykazał w odrębnych pozycjach: cenę zakupu towarów handlowych, koszt przesyłki i kwotę podatku VAT.

W podatkowej księdze podatnik zaewidencjonował fakturę pod jedną pozycją, przy czym:

  • cenę zakupu towaru wpisał w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu",
     
  • koszt przesyłki wykazał w kolumnie 11 "Koszty uboczne zakupu".

3. Nabycie i transport środka trwałego

Podatnik poniósł koszty zakupu i transportu środka trwałego. Jak zaewidencjonować poniesione wydatki?

Wydatki, o których mowa będą podległy rozliczeniu poprzez odpisy amortyzacyjne ewidencjonowane w kolumnie 13 podatkowej księgi.

Wydatków na nabycie środków trwałych, na moment ich poniesienia, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b updof). Z tego względu nie podlegają one wpisaniu do podatkowej księgi. Poniesione wydatki podatnik będzie odnosił do kosztów uzyskania przychodów sukcesywnie w okresie wykorzystywania środka trwałego w prowadzonej działalności, dokonując odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Odpisy te będą podlegały wykazaniu w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Należy mieć przy tym na uwadze, że wartość początkową środka trwałego nabytego odpłatnie stanowi cena nabycia w rozumieniu art. 22g ust. 3 updof. Z treści tego przepisu wynika, że za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy:

  • powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, oraz
     
  • pomniejszoną o podatek VAT, chyba że zgodnie z odrębnymi przepisami podatek VAT nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy tego podatku w rozumieniu ustawy o VAT.

Jako koszty związane z zakupem środka trwałego w analizowanym przepisie wskazane zostały m.in. koszty transportu. Tym samym również tych kosztów, na moment ich poniesienia, podatnik nie powinien ujmować bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów i wykazywać ich w podatkowej księdze. Będą one kosztem poprzez odpisy amortyzacyjne.


4. Strata związana z kradzieżą towarów

W sklepie prowadzonym przez podatnika doszło do włamania, w wyniku którego część towarów została skradziona. Jak zaewidencjonować straty związane z tym zdarzeniem?

U prowadzącego podatkową księgę zaewidencjonowanie straty związanej z kradzieżą towarów, stanowiącej koszt podatkowy, polega na przeksięgowaniu wartości skradzionych towarów z kolumny 10 do kolumny 13 księgi.

Straty w towarach spowodowane kradzieżą nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 updof. Jednak w rachunku podatkowym jako koszty uzyskania przychodów mogą zostać ujęte straty, których powstanie nie zostało zawinione poprzez działanie lub zaniedbanie ze strony podatnika. Tak więc jako koszt podatkowy mogą być potraktowane te straty, których nie udało się uniknąć przy zachowaniu należytej staranności. Konieczne jest również właściwe udokumentowanie zarówno samych strat, jak też okoliczności i przyczyn ich powstania.

Przy założeniu, że wspomniane warunki są spełnione, podatnik może wartość skradzionych towarów wykazać w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" w miesiącu, w którym powstała strata. Należy przy tym mieć na uwadze, że co do zasady, zakup towarów handlowych podlega wpisaniu do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi). Zatem dokonując rozliczenia straty dotyczącej towarów ujętych w podatkowej księdze, konieczne będzie wyksięgowanie ich wartości z kolumny 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" (zapisem ze znakiem minus lub na czerwono).

Przykład

W dniu 20 października 2014 r. miało miejsce włamanie do sklepu podatnika. Sporządzona inwentaryzacja wykazała brak towarów o wartości 1.805,80 zł. Na udokumentowanie straty podatnik sporządził protokół, do którego dołączył protokół policyjny. W ocenie podatnika skradzione towary mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdyż dołożył on należytej staranności w celu uniknięcia kradzieży (m.in. obiekt był zaopatrzony w monitoring).

Pod datą wystawienia protokołu strat wartość skradzionych towarów podatnik wyksięgował z kolumny 10 podatkowej księgi - "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" i tę samą wartość wpisał w kolumnie 13 tej księgi - "pozostałe wydatki".


5. Prenumerata czasopisma na następny rok

Podatnik wykupił w październiku br. prenumeratę czasopisma branżowego na 2015 r. W tym samym miesiącu wydawnictwo wystawiło mu z tego tytułu fakturę. Gdzie wykazać te koszty w podatkowej księdze?

Koszty prenumeraty czasopisma kwalifikuje się do pozostałych wydatków wykazywanych w podatkowej księdze w kolumnie 13. Przy czym moment zaewidencjonowania tych wydatków w księdze zależy od metody jej prowadzenia.

Kosztów poniesionych na prenumeratę czasopisma nie dotyczą szczególne zasady ewidencjonowania. Podlegają one wykazaniu w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Podatnicy prowadzący podatkową księgę metodę uproszczoną, tego rodzaju koszty ewidencjonują w księdze w miesiącu wystawienia faktury. W tym przypadku fakt, że prenumerata dotyczy roku 2015, jest bez znaczenia. Jeżeli więc podatnik, o którym mowa w pytaniu prowadzi księgę w ten sposób, to wydatek na zakup prenumeraty czasopisma branżowego dotyczącej 2015 r. powinien ująć w księdze w dacie wystawienia faktury, tj. w październiku 2014 r.

Inne zasady obowiązują podatników prowadzących podatkową księgę metodą memoriałową. Ta grupa podatników obowiązana jest odnosić koszty prenumeraty, bądź inne wydatki zaliczane do tzw. kosztów pośrednich, do roku którego one dotyczą. W tym przypadku koszty prenumeraty w całości dotyczą 2015 r. Jeżeli więc podatnik prowadzi podatkową księgę metodą memoriałową, to koszty te powinien ująć w tej księdze w styczniu 2015 r.


6. Odsetki od kredytu

Czy sposób ujęcia w podatkowej księdze odsetek od kredytu związanego z działalnością gospodarczą zależy od celu, na jaki kredyt przyznano?

Cel, na jaki podatnikowi przyznano kredyt w ramach prowadzonej działalności, wpływa na kwalifikację odsetek jako kosztu uzyskania przychodów, a przez to także na sposób ich wykazania w podatkowej księdze.

Odsetki od kredytu przeznaczonego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof, ale przy ich kwalifikacji do tych kosztów należy uwzględnić art. 23 updof. W ust. 1 tego przepisu, w pkt 32 i 33, zawarto bowiem regulacje wykluczające z kosztów podatkowych m.in. odsetki od pożyczek (kredytów):

  • naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone,
     
  • zwiększające koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.

Analiza tych przepisów wskazuje, że w momencie zapłaty odsetek od pożyczek (kredytów) stają się one kosztami uzyskania przychodów i mogą być wpisane bezpośrednio do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Na tej zasadzie rozliczeniu podlegają zarówno odsetki od kredytu przeznaczonego na sfinansowanie bieżącej działalności, jak też odsetki od kredytu przeznaczonego na realizację inwestycji, ale dotyczące okresu po jej zakończeniu.

Zasada ta nie odnosi się natomiast odsetek od pożyczek (kredytów) za okres realizacji inwestycji (tj. naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania). Odsetki naliczone za ten okres, nawet jeżeli nie zostały zapłacone, zwiększają bowiem wartość początkową środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie (art. 22g ust. 4 updof). Tym samym będą odnoszone do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne, również wpisywane w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" podatkowej księgi.


Księga podatkowa - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.