Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księga podatkowa  »   Dokumentowanie kosztów wynagrodzeń i składek ZUS na potrzeby zapisu w podatkowej ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Dokumentowanie kosztów wynagrodzeń i składek ZUS na potrzeby zapisu w podatkowej księdze

Przegląd Podatku Dochodowego nr 1 (385) z dnia 1.01.2015

Czy w podatkowej księdze koszty wynagrodzeń i składek ZUS pracowników oraz osób zatrudnionych w ramach zlecenia można wpisywać na podstawie (odpowiednio) list płac oraz rachunków do umów zlecenia, czy konieczne jest wystawianie dowodu wewnętrznego?

Listy płac oraz rachunki do umów zlecenia stanowią dowody, w oparciu o które można ewidencjonować w podatkowej księdze koszty wynagrodzeń (oraz składek ZUS w części finansowanej przez pracownika i zleceniobiorcę) w razie wypłaty należności w kasie. W przypadku zaś wypłat dokonywanych na rachunek bankowy, podstawą zapisów będą dowody wpłaty. W żadnym przypadku nie jest natomiast zasadne wystawianie dowodów wewnętrznych na udokumentowanie tych kosztów.

Niewadliwe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga dokonywania w niej zapisów na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Za dowody księgowe uważa się m.in. dowody wewnętrzne. Tego rodzaju dokumenty mogą być jednak sporządzane na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących tylko niektórych kosztów (wydatków), których zamknięty katalog zawarty jest w § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).

Koszty (wydatki) dokumentowane dowodem wewnętrznym
na potrzeby ujęcia w podatkowej księdze
- zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
- zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
- wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli,
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
- koszty podróży służbowej pracowników oraz wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
- opłaty sądowe i notarialne,
- zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
- wydatki związane z opłatami za czynsz i media (energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, OC), w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
- opłata skarbowa uiszczana znakami tej opłaty,
- wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu

Nie ma zatem podstaw sporządzanie dokumentu w postaci dowodu wewnętrznego na udokumentowanie zapisów dotyczących kosztów wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców.

Z postanowień zawartych w ust. 12 objaśnień do podatkowej księgi, zawartych w załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi, wynika, że wypłacane pracownikom wynagrodzenia brutto, wpisuje się w księdze w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze" na podstawie:

  • listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
     
  • innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Ponadto ze wskazanych objaśnień wynika, że w kolumnie 12 księgi ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Przy czym brak jest określenia dowodów, na podstawie których należy je ująć w księdze. Trzeba jednak przyjąć, że wynagrodzenia z umów zlecenia można wpisywać do podatkowej księgi na podstawie:

  • rachunku do umów zlecenia - w razie wypłaty należności w kasie,
     
  • innego dowodu, np. wyciągu bankowego - w przypadku gdy wypłata dokonywana jest na rachunek bankowy zleceniobiorcy.
Zwróć uwagę!

Sposób dokumentowania wynagrodzeń zależy od tego czy wypłata jest dokonywana w gotówce, czy bezgotówkowo.

Należy zauważyć, że w skład wynagrodzeń brutto, ujmowanych w kolumnie 12 podatkowej księgi, wchodzą składki ZUS w części finansowanej przez pracownika i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zatem składek tych i zaliczki nie ujmuje się odrębnie w księdze. Podobnie jest ze składkami ZUS i zaliczką (podatkiem) od wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych. Wynagrodzenia te bowiem również zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Natomiast składki ZUS w części finansowanej przez płatnika (tu: pracodawcę i zleceniodawcę) ujmuje się w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Podstawą dokonania zapisu w księdze może być wyciąg bankowy - dokumentuje on bowiem operację zapłaty tych składek na rachunek bankowy ZUS. Jak natomiast stanowi § 13 pkt 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi, za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księga podatkowa - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.