Jak powinna wyglądać informacja o kompensacie? Czy na rozliczenie poprzez kompensatę musi zgodzić się kontrahent? W jaki sposób zaksięgować kompensatę wierzytelności?

Wzajemna kompensata wierzytelności (rozrachunków), polegająca na zaliczeniu jednej wierzytelności na poczet drugiej, może być dokonana:

• w trybie przepisów art. 498-505 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.) - jest to wówczas tzw. kompensata jednostronna, albo
  
  

• na podstawie umowy zawartej pomiędzy kontrahentami - tzw. kompensata umowna.

Niezależnie jednak od sposobu dokonania potrącenia dochodzi do wzajemnego umorzenia wierzytelności. Jeśli wierzytelności te opiewają na tę samą kwotę, podlegają umorzeniu w całości. Jeżeli zaś kwoty ich są różne, to umarzają się do wysokości wierzytelności niższej. Wierzytelność nierozliczona w drodze potrącenia podlega uregulowaniu w drodze zapłaty.

Ewidencja księgowa kompensaty wzajemnych rozrachunków (należności i zobowiązań) przebiega zapisami:
 

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",       - Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki".

W przypadku kompensaty wierzytelności wyrażonych w walutach obcych księgowaniu podlegają ponadto powstałe w wyniku tej kompensaty różnice kursowe, które ujmuje się odpowiednio w przychodach bądź kosztach finansowych, zapisami:
 

1) ujemna różnica kursowa:

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",       - Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",

2) dodatnia różnica kursowa:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z odbiorcami" lub 24 "Pozostałe rozrachunki",       - Ma konto 75-0 "Przychody finansowe".

Sposób dokonania kompensaty ma wpływ na to czy potrącenia wzajemnych wierzytelności należy dokonać za zgodą, czy też można tego dokonać bez zgody drugiej strony (kontrahenta).

1. Kompensata jednostronna na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego

W świetle przepisów Kodeksu cywilnego, jeżeli dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, to każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli:

• przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku,
  
  

• obie wierzytelności są wymagalne, przy czym uważa się, że wystarczy, aby wymagalna była wierzytelność przysługująca osobie, która z potrącenia chce skorzystać,
  
  

• wierzytelności mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

Potrącenia na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego dokonuje się przez złożenie oświadczenia drugiej stronie. Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe. Z przepisów kodeksu nie wynika jednak, jaką formę ma mieć takie oświadczenie. Może być ono zatem złożone w dowolnej formie, osobiście bądź przez pełnomocnika. Należy w nim wskazać, jakie wierzytelności są przedstawiane do potrącenia i z jakimi wierzytelnościami dokonuje się potrącenia. Najlepiej precyzyjnie podać kwoty wierzytelności oraz wskazać z czego wynikają (np. z jakich faktur, umów). Ten rodzaj potrącenia, w odróżnieniu od kompensaty umownej, jest jednostronną czynnością prawną, która nie wymaga dla swej skuteczności zgody drugiej strony. Wystarczy złożyć kontrahentowi oświadczenie o potrąceniu.

Wzór takiego oświadczenia oraz ewidencję księgową kompensaty (w księgach rachunkowych wystawiającego oświadczenie) przedstawiono na przykładzie liczbowym.

I. Założenia:

1. W księgach rachunkowych "NERO" Sp. z o.o. widnieją zobowiązania z tytułu dostaw i usług wobec "Hurtowni Artykułów Biurowych ART" w wysokości: 4.363 zł oraz należności z tytułu dostaw i usług od tej firmy w wysokości: 4.880 zł. Obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym.

2. Spółka dokonała, na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, kompensaty swoich zobowiązań wobec "Hurtowni Artykułów Biurowych ART" ze swoimi należnościami od tej firmy przez złożenie jej oświadczenia w postaci:

II. Dekretacja w księgach spółki "NERO":
 

III. Księgowania w spółce "NERO":

2. Kompensata dokonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej

W przypadku kompensaty rozrachunków dokonywanej na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między stronami (kompensata umowna), warunki potrącenia zależą od uzgodnień między wierzycielem i dłużnikiem (stronami).

W granicach swobody zawierania umów strony ustalają zasady obowiązujące przy dokonywaniu kompensat, w tym terminy ich dokonywania oraz sposób uzgadniania sald rozrachunków pozostałych do uregulowania po ich kompensacie.
 

Kompensata umowna wymaga akceptacji wszystkich stron takiej umowy. Jeżeli w umowie brak jest szczegółowych postanowień w zakresie rozliczania wzajemnych rozrachunków poprzez kompensatę, to właściwym rozwiązaniem będzie poinformowanie kontrahenta o kompensacie na piśmie - z podaniem co najmniej daty jej dokonania, numerów faktur (bądź innych dokumentów), które uwzględnione zostały przy kompensacie rozrachunków, kwoty kompensaty oraz kwoty należności lub zobowiązania pozostałej do uregulowania lub do potrącenia w przyszłości. Pozwoli to na uniknięcie rozbieżności w zakresie stanu wzajemnych rozrachunków na koniec okresów sprawozdawczych i znacznie ułatwi wyjaśnienie ewentualnych różnic sald należności i zobowiązań jednostki ujawnionych podczas inwentaryzacji.

Wzór takiej informacji oraz ewidencję księgową kompensaty (w księgach rachunkowych otrzymującego informację) przedstawiono na przykładzie liczbowym.

I. Założenia:

1. "Przedsiębiorstwo Budowlane DOM" i "WERT" Sp. z o.o. posiadają wobec siebie wzajemne należności i zobowiązania.

2. Spółka "WERT" otrzymała od "Przedsiębiorstwa Budowlanego DOM" informację o kompensacie umownej, w postaci:

3. Spółka zaakceptowała rozliczenie wierzytelności poprzez powyższą kompensatę. Zobowiązania wobec "Przedsiębiorstwa Budowlanego DOM" ujęte są w księgach rachunkowych spółki na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki".

4. 12 stycznia 2010 r. na konto spółki wpłynęła kwota: 183 zł.

II. Dekretacja w księgach spółki "WERT":

A. Zapisy w księgach 2009 r.
 

B. Zapisy w księgach 2010 r.
 

III. Księgowania w spółce "WERT":

A. Zapisy w księgach 2009 r.

B. Zapisy w księgach 2010 r.