Wykupiliśmy ubezpieczenie OC samochodu ciężarowego na okres od 1 października 2009 r. do 30 września 2010 r. Całość polisy opłaciliśmy w 2009 r. Czy wydatek ten można odnieść jednorazowo w koszty z chwilą poniesienia, czy rozliczać w czasie?

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, określającym zasadę memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Jeśli zatem, przykładowo, opłacony w 2009 r. koszt dotyczy częściowo 2009 r., a częściowo roku 2010, to należy go ująć w wyniku finansowym z podziałem na lata obrotowe, tj. 2009 i 2010 - przypisując odpowiednią wielkość do danego roku obrotowego.

Ponadto, dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to jednostki - w oparciu o art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości - dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Koszty ubezpieczenia OC składników majątku, np. samochodu ciężarowego, dotyczą najczęściej przełomu dwóch lat obrotowych. W związku z tym należy je aktywować i rozliczać do właściwych okresów sprawozdawczych- za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

W przypadku kosztów ubezpieczenia OC samochodu, długość całkowitego okresu odpisywania kosztów ubezpieczenia powinna odpowiadać okresowi, na jaki polisa ubezpieczeniowa została zawarta. W związku z tym, wydatek na polisę ubezpieczeniową - aktywowany na koncie 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" - można odnosić sukcesywnie w koszty działalności operacyjnej w okresach miesięcznych, w równej kwocie, do momentu zakończenia okresu polisy ubezpieczeniowej.

Zwróćmy jednak uwagę, że jeżeli jednostka stwierdzi, iż koszt ubezpieczenia nie jest znaczący (istotny) z punktu widzenia rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, to można zastosować uproszczenie, określone w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Będzie ono polegać na tym, że wydatek na polisę ubezpieczeniową dotyczący 2009 r. zostanie odniesiony w koszty jednorazowo w momencie jego poniesienia, a w części dotyczącej roku 2010 - jednorazowo w styczniu 2010 r.

Informację o sposobie i okresie rozliczania kosztów w czasie jednostka powinna określić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Dodajmy, że dla celów podatkowych koszt ubezpieczenia OC samochodu podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w tych samych okresach jak dla celów bilansowych - tzn. w równych miesięcznych ratach albo jednorazowo w kwocie dotyczącej danego roku podatkowego. Koszt ubezpieczenia stanowi bowiem koszt pośrednio związany z przychodem, a zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 5c ustawy o PDOP, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o PDOP oraz art. 22 ust. 5d ustawy o PDOF).

W bilansie koszty ubezpieczenia OC ujęte na koncie 64 jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów wykazuje się w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".