Zasady ewidencji składek na ubezpieczenia społeczne i innych potrąceń z wynagrodzeń pracowników

Jesteśmy zespołem szkół publicznych (gimnazjum, liceum). Naszym organem założycielskim jest powiat. Jak prawidłowo powinny być zaksięgowane składki ZUS należne od wynagrodzeń pracownika w części finansowanej przez niego, jeżeli wynagrodzenie to zostało przekazane do komornika (tytuł egzekucyjny), a pracownik - mimo obciążenia go tymi składkami - nie dokonał ich zwrotu? Pracodawca, pomimo, że nie wypłacił bezpośrednio pracownikowi wynagrodzenia, przekazał do ZUS składki finansowane zarówno w części przez pracodawcę, jak i przez pracownika.

Zasady ustalania składek na ubezpieczenia społeczne, podstawy ich wymiaru, rozliczania oraz opłacania określają przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.). Za ubezpieczonego ustawa ta w art. 4 pkt 1 uznaje osoby fizyczne podlegające chociaż jednemu z ubezpieczeń społecznych (czyli emerytalnemu, rentowym, chorobowemu albo wypadkowemu). Płatnikiem składek jest - w świetle postanowień art. 4 pkt 2 lit. a) tej ustawy - pracodawca.

Z przepisów art. 6 ust. 1 ww. ustawy wynika, że obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są pracownikami (za których - stosownie do zapisów art. 8 ust. 1 - uważa się, co do zasady, osoby pozostające w stosunku pracy). Pracownicy podlegają obowiązkowi ubezpieczeń w okresie od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku (art. 13 pkt 1 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, wysokości składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe wyrażone są w formie stopy procentowej, jednakowej dla wszystkich ubezpieczonych.

Składki na ubezpieczenia emerytalne pracowników finansują z własnych środków, w równych częściach, ubezpieczeni (pracownicy) i płatnicy składek (art. 16 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy). Z kolei składki na ubezpieczenia rentowe finansują z własnych środków, w wysokości 1,5% podstawy wymiaru ubezpieczeni (pracownicy) i w wysokości 6,5% podstawy wymiaru płatnicy składek. Wyłącznie z własnych środków ubezpieczonych (pracowników) finansowe są składki na ubezpieczenie chorobowe (art. 16 ust. 2 ww. ustawy). Natomiast w całości z własnych środków płatników składek finansowane są składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników (art. 16 ust. 3 ww. ustawy).

Jednocześnie na płatnikach składek ciąży - wynikający z art. 17 ww. ustawy - obowiązek obliczenia, rozliczenia i przekazania, co miesiąc, do ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych. Płatnicy składek zobowiązani są do obliczenia części składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe finansowane przez ubezpieczonych i po potrąceniu ich ze środków ubezpieczonych przekazania ich do ZUS.

Natomiast w zakresie zasad potrącania należności z wynagrodzenia zastosowanie mają w szczególności przepisy art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy. Wynika z nich m.in., że z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (oraz, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, składki zdrowotnej) - podlegają potrąceniu, bez zgody pracownika, tylko następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Potrąceń dokonuje się w podanej wyżej kolejności. Mogą one być dokonywane w następujących granicach (art. 87 § 1-3 Kodeksu pracy):

1) w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych - do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,

2) w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych - do wysokości połowy wynagrodzenia.

Potrącenia z tytułów wymienionych w pkt 2 i 3 (tj. innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi) nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami z tytułu świadczeń alimentacyjnych - trzech piątych wynagrodzenia (art. 87 § 4 Kodeksu pracy).

Jednocześnie przepisy art. 87¹ Kodeksu pracy stanowią, że wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

1) minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (również, jak wcześniej wspomniano, składki zdrowotnej) - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

2) 75% minimalnego wynagrodzenia - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

3) 90% minimalnego wynagrodzenia - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 Kodeksu pracy.

Z powyższych regulacji ustawowych wynika, że potrącenia należności mogą być dokonywane z wynagrodzeń za pracę, ale po wcześniejszym odliczeniu i potrąceniu z tego wynagrodzenia kwot zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jednocześnie katalog możliwych potrąceń z wynagrodzeń dokonywanych bez zgody pracownika został ustawowo ograniczony do tytułów wymienionych w art. 87 Kodeksu pracy, z równoczesnym ograniczeniem wszystkich potrąceń z wynagrodzenia (maksymalnie do 3/5 wynagrodzenia). Ponadto przepisy art. 87¹ Kodeksu pracy wskazują kwoty wynagrodzenia za pracę wolne od potrąceń w przypadku dochodzenia należności innych niż alimentacyjne.

W kontekście wskazanych wyżej ustawowych ograniczeń informacje zawarte w pytaniu o obciążeniu przez pracodawcę pracownika składkami ZUS, braku ich zwrotu przez pracownika, a także o przekazaniu wynagrodzenia do komornika, budzą nasze wątpliwości. Płatnik składek (w tym przypadku pracodawca) zobowiązany jest do ujęcia w księgach rachunkowych wynagrodzenia, składek ZUS (w częściach finansowanych zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę), zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także potrąceń zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy Kodeks pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. rozliczania ww. tytułów w wysokości, kolejności i terminach wskazanych w tych przepisach. Oznacza to, że potrącenia - na podstawie tytułu egzekucyjnego przedstawionego przez komornika - należało dokonać z wynagrodzenia za pracę po wcześniejszym odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne (w tym również finansowanej przez pracownika). Dlatego też pracownik powinien otrzymać kwotę wynagrodzenia - w wysokości zagwarantowanej przez przepisy Kodeksu pracy (po wcześniejszym potrąceniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki zdrowotnej i potrącenia na podstawie tytułu egzekucyjnego). Podkreślamy, że połowa składki emerytalnej, 1,5% składki rentowej i składka chorobowa są finansowane przez ubezpieczonego (czyli pracownika), dlatego też przed dokonaniem potrąceń z innych tytułów powinna ona zostać odliczona przez płatnika z wynagrodzenia pracownika i ze składkami obciążającymi koszty pracodawcy powinna zostać przekazana do ZUS.

Jeżeli pracodawca, przez swoje niedopatrzenie bądź błąd, nie dokonał tego odliczenia, odprowadzając jednak należne składki, w tym w części finansowanej przez pracownika, z własnych środków, może dochodzić od pracownika zwrotu składek zapłaconych przez niego w części, którą powinien sfinansować pracownik, tylko na zasadach określonych w art. 91 K.p., tj. po uzyskaniu pisemnej zgody pracownika na potrącenie. Przy czym pracodawca powinien w takim przypadku zachować kwotę wolną od potrąceń w wysokości wskazanej w art. 91 § 2 pkt 1 K.p. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody, do potrącenia opłaconej przez pracodawcę kwoty składek finansowanych przez pracownika konieczne będzie uzyskanie tytułu wykonawczego i wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Wówczas potrącenia będzie można dokonać w trybie art. 87 K.p.

Ewidencję wynagrodzenia i potrąceń dokonywanych z tego wynagrodzenia proponujemy prześledzić na poniższym przykładzie.

Dekretacja:

Księgowania: