Zasady ujęcia w księgach rachunkowych licencji otrzymanej nieodpłatnie

1. Definicja licencji

Zasadniczo - w świetle ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.) - licencja jest umową o korzystanie z utworu. Utworem jest natomiast każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Utwory mogą być wyrażone między innymi słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (utwory literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne, programy komputerowe). Utwory mogą być na przykład plastyczne, fotograficzne, wzornictwa przemysłowego, architektoniczne, muzyczne, słowno-muzyczne, sceniczne, audiowizualne i inne.

Utwory stanowią przedmiot praw autorskich. Przy czym wśród praw autorskich wyróżnia się autorskie prawa majątkowe, które mogą być przedmiotem obrotu oraz autorskie prawa osobiste, które pozostają przy twórcy i nie podlegają zbyciu czy też zrzeczeniu.

Zbycie autorskich praw majątkowych odbywa się na podstawie umowy o przeniesienie tych praw, przy czym twórca nie musi wyzbywać się swoich praw majątkowych do utworu, aby mogła z niego korzystać inna osoba. Do tego wystarczy bowiem umowa licencyjna. W przypadku umowy licencyjnej autor jedynie upoważnia do korzystania z utworu na określonych polach eksploatacji, czyli formach wykorzystania utworu.

Licencja może być wyłączna bądź niewyłączna (zob. art. 67 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Umowa licencyjna wyłączna przyznaje prawo wyłącznego korzystania z utworu na określonych w umowie polach eksploatacji, na danym terytorium i w określonym czasie. Powinna być zawarta na piśmie. Z kolei na podstawie umowy licencyjnej niewyłącznej twórca może udzielić licencji do korzystania z utworu na danym polu eksploatacji więcej niż jednej osobie. Licencja może być udzielona na czas określony bądź nieokreślony, należy jednak pamiętać, że licencję udzieloną na okres dłuższy niż 5 lat, uważa się po upływie tego terminu, za udzieloną na czas nieoznaczony (zob. art. 68 ustawy). Może być ona udzielona nieodpłatnie, jednak wskazane jest to wyraźnie zastrzec w umowie. Gdy bowiem z umowy nie wynika, że udzielenie licencji nastąpiło nieodpłatnie, twórcy przysługuje prawo do wynagrodzenia (por. art. 43 ust. 1 tej ustawy).

2. Ujęcie wydatków na zakup licencji, gdy ich kwota nie jest znacząca

Otrzymaliśmy nieodpłatnie licencję na korzystanie z programu komputerowego o wartości około 500 zł. Czy trzeba wprowadzić ją do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych i amortyzować?

Ustawa o rachunkowości nie uzależnia uznania aktywu za wartość niematerialną i prawną od kwoty wydatków poniesionych na jego nabycie. Generalnie dla celów bilansowych wszystkie prawa majątkowe (w tym licencje) spełniające kryteria określone dla wartości niematerialnych i prawnych w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości powinny być zaliczane do tej kategorii i we właściwy sposób wyceniane i rozliczane.

Zwracamy jednak uwagę, że art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości wprowadza możliwość zastosowania uproszczeń w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości pod warunkiem, że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Dotyczyć to więc może wydarzeń nieznaczących (nieistotnych) z punktu widzenia jednostki. Jednym z uproszczeń jest niewprowadzanie do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przedmiotów długotrwałego użytku, spełniających co prawda warunki uznania ich za środki trwałe, czy wartości niematerialne i prawne, ale o niskiej jednostkowej wartości. Wydatki poniesione na nabycie takich aktywów są jednorazowo odpisywane w koszty działalności operacyjnej w momencie przekazania ich do używania. W polityce rachunkowości wskazane jest określić wartość składników aktywów zaliczanych do niskocennych. Najczęściej jednostki przyjmują za tę wartość - wartość określoną w przepisach podatkowych - czyli 3.500 zł.

Otrzymaną nieodpłatnie licencję ujmuje się w księgach rachunkowych w jej aktualnej cenie rynkowej, tj. cenie sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (zob. art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

3. Wprowadzenie licencji do ewidencji bilansowej jako wartości niematerialnej i prawnej

Otrzymaliśmy w formie darowizny licencję na korzystanie z utworu literackiego o wartości powyżej 3.500 zł, który będziemy wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej. Jak ująć ją w ewidencji i amortyzować?

W świetle tego przepisu przyjęte nieodpłatnie, w tym także w drodze darowizny, wartości niematerialne i prawne zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli stosownie do innych ustaw, nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych. Następnie zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. Opisane postępowanie obrazują następujące zapisy w księgach rachunkowych: