Karta płatnicza to - w świetle ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. nr 199, poz. 1175 ze zm.) - karta uprawniająca do wypłaty gotówki lub umożliwiająca złożenie zlecenia płatniczego za pośrednictwem akceptanta lub agenta rozliczeniowego, akceptowana przez akceptanta w celu otrzymania przez niego należnych mu środków. Zasadniczo karta płatnicza pozwala na podejmowanie gotówki z bankomatu oraz dokonywanie bezgotówkowych płatności za towary i usługi. Zależnie od przyjętego kryterium klasyfikacji, można pogrupować karty ze względu na ich budowę, funkcje użytkowe, sposób rozliczania, obszar na którym są akceptowalne, ze względu na dodatkowe korzyści jakie uzyskuje posiadacz tej karty i inne. W związku z występującą dużą różnorodnością kart można wyróżnić m.in. karty debetowe - wydawane do rachunku bankowego, przedpłacone - wymagające wcześniejszego zasilenia karty określoną kwotą oraz karty kredytowe. Wydanie karty kredytowej jest związane z przyznaniem limitu kredytowego przez bank, a operacje wykonywane przez jej posiadacza rozliczane są w ciężar przyznanego limitu.
Karta kredytowa daje przede wszystkim możliwość regulowania płatności za nabywane materiały, towary i usługi, w tych punktach sprzedaży, gdzie jest honorowana. Umożliwia wypłatę gotówki z bankomatu, a za pomocą niektórych z nich można również dokonywać płatności przez internet. Wykonywane na karcie kredytowej transakcje zapisywane są na rachunku karty jako udzielony kredyt. Zazwyczaj kredyt ten przez określony w umowie czas jest nieoprocentowany, a jeśli zostanie spłacony w wyznaczonym terminie, to odsetki nie zostaną naliczone. Zasadniczo do kart kredytowych ich wystawca (bank) prowadzi rachunek karty, a wyciąg bankowy z tego rachunku jest tworzony okresowo, najczęściej raz na miesiąc, i przesyłany jednostce zobowiązanej do spłaty zadłużenia.
Ustawa o rachunkowości nie reguluje, jak powinny przebiegać zapisy w księgach rachunkowych dotyczące operacji bezgotówkowych i za pomocą jakich kont księgowych te operacje ujmować. Jednostki, które korzystają z kart kredytowych powinny samodzielnie ustalić i opisać w polityce rachunkowości zasady ewidencji w tym zakresie. Prezentowane przez nas w dalszej części opracowania sposoby ewidencji operacji na karcie oraz związanych z kartą kredytową rozliczeń stanowią jedynie propozycje możliwych do przyjęcia rozwiązań ewidencyjnych. |
Zasadniczo wydanie karty kredytowej jest związane z przyznaniem przez bank limitu kredytowego, dlatego też ewidencja księgowa operacji gospodarczych przy użyciu karty kredytowej przebiega podobnie jak ewidencja otrzymanego kredytu obrotowego, czyli na koncie 13-4 "Kredyty bankowe" (w analityce: Karta kredytowa).
Ewidencja księgowa dotycząca zapłaty za zobowiązania przy użyciu tej karty następuje na podstawie zestawienia operacji otrzymanego z banku obsługującego jednostkę. W celu ułatwienia kontroli nad pojedynczymi transakcjami i właściwego ich rozliczenia, do operacji dokonywanych za pomocą karty kredytowej wskazane jest utworzyć na przykład do konta rozliczeniowego 24 "Pozostałe rozrachunki" konto analityczne o nazwie "Rozliczenie karty kredytowej" - ze wskazaniem numeru karty i osoby otrzymującej kartę. |
Operacje zapłacone kartą, można przenosić z zobowiązań wobec dostawców na zobowiązanie wobec banku z tytułu rozliczenia karty kredytowej, a następnie rozliczyć z otrzymanym zestawieniem operacji na karcie, zapisami (dla uproszczenia zapisów pomijamy kwestię VAT):
1) faktury, rachunki za zakupione materiały, towary, usługi: |
- Wn odpowiednie konto zespołu 3, 4, lub 5, - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", |
2) faktury, rachunki uregulowane kartą do rozliczenia: |
- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie karty kredytowej), |
3) otrzymany wyciąg z karty kredytowej (zestawienie): |
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie karty kredytowej), - Ma konto 13-4 "Kredyty bankowe" (w analityce: Karta kredytowa). |
Ewidencję zaprezentowaną powyżej można również uprościć, księgując faktury oraz rachunki opłacone kartą kredytową bezpośrednio na konto rozrachunkowe z tytułu rozliczenia karty kredytowej, zapisem:
- Wn odpowiednie konto zespołu 3, 4 lub 5, - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie karty kredytowej). |
Zwracamy uwagę, że gdy zapłata za zobowiązanie wobec kontrahenta następuje za pomocą karty kredytowej, to zobowiązanie zostaje uregulowane już w dniu zakupu. Dlatego też, co do zasady, w księgach rachunkowych konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" w takim przypadku nie powinno wykazywać salda. Księgowane z pominięciem konta 21 mogą być drobne zakupy lub te odnoszone przez jednostkę bezpośrednio w koszty. Z kolei większe dostawy wskazane jest księgować przez konto 21. Wtedy w razie jakichkolwiek reklamacji, czy występujących niezgodności dostawy z zamówieniem saldo tego konta podlega monitorowaniu przez dział księgowości.
Gdy faktury lub rachunki wystawione zostały w walucie obcej, to należy również ustalić i zaksięgować powstałe z tego tytułu różnice kursowe, zapisami:
1) ujemne różnice kursowe: |
- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe", - Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie karty kredytowej), |
2) dodatnie różnice kursowe: |
- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie karty kredytowej), - Ma konto 75-0 "Przychody finansowe". |
Z kolei opłaty za wydanie karty oraz prowizje pobierane przez bank przy płatnościach dokonywanych przy użyciu karty kredytowej ujmuje się na koncie "Usługi obce" lub odpowiednim koncie zespołu 5, zapisem:
- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub odpowiednie konto zespołu 5, - Ma konto 13-4 "Kredyty bankowe" (w analityce: Karta kredytowa). |
Jeśli kartami kredytowymi posługują się pracownicy firmy, to zamiast konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie karty kredytowej), można utworzyć odrębne konto rozrachunkowe do konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" w analityce: "Rozrachunki z pracownikami z tytułu płatności kartami", a w odniesieniu do wspólników spółek, czy właścicieli firm można posługiwać się przykładowo kontem analitycznym "Rozrachunki z udziałowcami/właścicielami z tytułu kart kredytowych (płatniczych)" utworzonym do konta 24 "Pozostałe rozrachunki". |
Należy podkreślić, że posiadacz karty kredytowej (np. jednostka prowadząca działalność) może wykonywać transakcje do wysokości przyznanego limitu. Bank okresowo (najczęściej co miesiąc) przysyła właścicielowi karty wyciąg z dokonanych na niej operacji (zestawienie transakcji). Z kartą kredytową związany jest również tak zwany okres bezodsetkowy, który może trwać nawet 54 do 58 dni. Jeżeli w określonym przez bank terminie posiadacz karty spłaci całość zadłużenia wykazanego w zestawieniu transakcji, to nie zapłaci odsetek od kredytu. Jednak, gdy w określonym przez bank terminie nie spłaci wykorzystanego na karcie zadłużenia, bank zaczyna naliczać odsetki. W takim przypadku właściciel karty korzysta z oprocentowanego kredytu bankowego.
W sytuacji gdy na koniec okresu sprawozdawczego saldo karty nie będzie spłacone, wskazane jest wykazać je w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. a) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki". Brak salda kredytowego na wyciągu karty kredytowej oznacza, że na dzień sporządzenia bilansu jednostka nie posiada zadłużenia wobec banku, ponieważ zostało ono spłacone w wymaganym terminie. |
Ewentualne salda mogą pozostawać również na kontach 24 lub 23-4, aż do czasu ich rozliczenia na podstawie otrzymanego z banku wyciągu bankowego potwierdzającego obciążenie rachunku płatnościami dokonanymi przy użyciu karty kredytowej. Bank dokonuje rozliczenia karty w tak zwanym dniu rozliczeniowym, który określa się w umowie z bankiem i najczęściej nie zbiega się on z końcem miesiąca, ale przypada na kolejne dni miesiąca następnego. Jeśli na dzień bilansowy salda kont 24 lub 23-4 pozostają nierozliczone, można je wykazać w bilansie po stronie pasywów również w pozycji B.III.2 lit. a) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki".
Przykład
I. Założenia:
1. Spółka z o.o. posiada kartę kredytową z przyznanym limitem kredytowym, z której korzysta prezes zarządu spółki (właściciel).
2. Prezes przedstawił do rozliczenia wydatki poniesione na reprezentację firmy opłacone kartą kredytową w grudniu 2013 r. na kwotę: 1.420 zł.
3. 10 stycznia 2014 r. spółka otrzymała zestawienie transakcji na karcie kredytowej za ostatni okres rozliczeniowy w kwocie: 1.420 zł i spłaciła zadłużenie z tytułu kredytu na karcie.
4. Spółka ujmuje koszty tylko na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
A. Zapisy w księgach 2013 r. | |||
1. Koszty reprezentacji uregulowane kartą kredytową przedstawione do rozliczenia (na podstawie dowodów źródłowych) | 1.420 zł | 40-6 | |
B. Zapisy w księgach 2014 r. | |||
1. WB - zestawienie transakcji na karcie kredytowej - kredyt do spłaty | 1.420 zł | |
13-4 |
2. WB - rozchód środków z bieżącego rachunku (polecenie przelewu) | 1.420 zł | 13-9 | 13-0 |
3. WB - spłata kredytu na karcie | 1.420 zł | 13-4 | 13-9 |
III. Księgowania:
A. Zapisy w księgach 2013 r.
Na dzień bilansowy na koncie 24-0/3 figuruje saldo Ma w kwocie: 1.420 zł, które wykazuje się w pasywach bilansu w wierszu B.III.2 lit. a) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki".
B. Zapisy w księgach 2014 r.
Przykład
I. Założenia:
1. Pracownicy spółki w związku z częstymi wyjazdami służbowymi korzystają z firmowych kart kredytowych.
2. W grudniu pracownik przedstawił rozliczenie wydatków z tytułu podróży służbowej, które zostały uregulowane firmową kartą kredytową na kwotę: 921 zł.
3. Jednostka otrzymała zestawienie transakcji na karcie kredytowej za ostatni okres rozliczeniowy, który kończy się 15-go każdego miesiąca w kwocie: 1.352 zł.
4. Po analizie rozrachunków na koncie karty kredytowej pracownika pozostała niewyjaśniona kwota: 50 zł. Kwota ta okazała się prywatnym wydatkiem, który zostanie potrącony z rozrachunków w kolejnych okresach.
5. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie w układzie rodzajowym.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. Wydatki z tytułu delegacji służbowej pracownika opłacone kartą kredytową (na podstawie dowodu "Rozliczenie delegacji") | 921 zł | 40-6 | |
2. WB - zestawienie transakcji na karcie kredytowej | |
|
13-4 |
3. WB - rozchód środków z bieżącego rachunku bankowego spółki | 1.352 zł | 13-9 | 13-0 |
4. WB - spłata kredytu na karcie | 1.352 zł | 13-4 | 13-9 |
5. PK - wydatki prywatne pracownika - firmowa karta kredytowa | 50 zł | 23-4 | 23-4/1 |
III. Księgowania:
Pozostałe na dzień bilansowy salda kont rozrachunkowych jednostka wykaże odpowiednio:
Przykład
I. Założenia:
1. Właściciel firmy handlowej (osoba fizyczna) prowadzącej księgi rachunkowe otrzymał kartę kredytową z przyznanym przez bank limitem kredytowym w kwocie: 40.000 zł.
2. Właściciel firmy opłacił wydatki dotyczące prowadzonej działalności za pomocą karty kredytowej na kwotę: 25.000 zł.
3. Na koniec grudnia 2013 r. firma otrzymała zestawienie transakcji na karcie wraz z naliczonymi odsetkami za niespłacony w terminie limit kredytowy w kwocie: 742 zł. Bank naliczył również prowizję za wypłatę gotówki z bankomatu kartą kredytową, kwota prowizji: 15 zł.
4. Właściciel firmy 31 grudnia 2013 r. spłacił część kredytu na karcie w wysokości: 19.000 zł.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - płatności dokonane kartą kredytową właściciela firmy | 25.000 zł | 24-4/2 | 13-4 |
2. WB - naliczone przez bank odsetki | 742 zł | 75-1 | 13-4 |
3. WB - prowizja za wypłatę z bankomatu | 15 zł | 40-2 | 13-4 |
4. WB - rozchód środków z bieżącego rachunku | 19.000 zł | 13-9 | 13-0 |
5. WB - częściowa spłata karty | 19.000 zł | 13-4 | 13-9 |
III. Księgowania:
Saldo końcowe Ma konta 13-4 "Kredyty bankowe" w kwocie: 6.757 zł jednostka wykaże w pasywach bilansu w wierszu B.III.2 lit. a) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki".
|