W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego każda jednostka objęta obowiązkiem wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (przykładowo: spółka z o.o., spółka akcyjna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka jawna, spółka partnerska) – stosownie do art. 69 ustawy o rachunkowości – składa we właściwym rejestrze sądowym następujące dokumenty:
a) roczne sprawozdanie finansowe,
b) opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu,
c) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
d) sprawozdanie z działalności (dotyczy to spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych).
Jednostki sporządzające uproszczone sprawozdanie finansowe, w miejsce opinii biegłego rewidenta, składają do rejestru sądowego informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia.
Powyższe dokumenty trafiają do akt rejestrowych spółki. Natomiast wzmianki o ich złożeniu zamieszczane są w dziale 3 rejestru przedsiębiorców KRS.
Jeżeli roczne sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, to – w myśl art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości – należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie, tj.:
W jednostkach, których rok obrotowy jest taki sam jak kalendarzowy, czyli trwa od 1 stycznia do 31 grudnia, roczne sprawozdanie finansowe za 2013 r. powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca 2014 r. i złożone do Krajowego Rejestru Sądowego do 15 lipca 2014 r.
W celu wywiązania się z obowiązku złożenia sprawozdania w KRS spółka musi złożyć wniosek o zmianę wpisu na urzędowym formularzu KRS-Z30. Wpisy do KRS ogłaszane są w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wiąże się to z poniesieniem opłaty sądowej za wpis oraz opłaty za ogłoszenie. Dowody uiszczenia tych opłat dołącza się do wniosku o wpis.
Co istotne, złożenie rocznego sprawozdania finansowego można połączyć z wnioskiem o zmianę danych podmiotu (np. w zakresie modyfikacji przedmiotu działalności spółki). W takim przypadku nie należy składać KRS-Z30. Podstawą wniosku jest wówczas KRS-Z1 (dla spółki jawnej, komandytowej oraz partnerskiej), KRS-Z2 (dla spółki komandytowo-akcyjnej) albo KRS-Z3 (dla spółki z o.o. i akcyjnej). Załącznikami do nich są KRS-ZN (odnoszący się do sprawozdania finansowego) i ewentualnie inne właściwe załączniki, np. KRS-ZM.
Zwracamy uwagę, iż zarówno przepisy ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym mówią o rocznym sprawozdaniu finansowym. W przypadku podjęcia po raz pierwszy działalności i przyjęcia jako okresu rozliczeniowego roku kalendarzowego pierwszy rok obrotowy trwa od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego. Maksymalnie wyniesie 12 miesięcy kalendarzowych, jeśli działalność zostanie podjęta w styczniu. Jeśli podejmuje działalność w grudniu, będzie to okres 1 miesiąca.
Powstaje zatem pytanie, czy pierwsze sprawozdanie finansowe, które nie obejmuje pełnego roku (tj. 12 kolejnych miesięcy), tylko okres od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego, podlega zgłoszeniu do rejestru sądowego. W praktyce sądy często oddalały wnioski o rejestrację takiego sprawozdania finansowego, opierając się na literalnej wykładni przepisów art. 69 ust. 1 i art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości oraz przepisów art. 40 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, uznając że roczne sprawozdanie finansowe, podlegające ujawnieniu w rejestrze, musi swoim zakresem obejmować pełny rok obrotowy, tj. rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych, pełnych miesięcy.
Kwestię tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w uchwale z 24 kwietnia 2014 r. III CZP 15/14, w której czytamy: "Jeżeli w umowie spółki postanowiono, że rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, a spółka rozpoczęła działalność w pierwszej połowie roku, jej pierwszym rocznym sprawozdaniem finansowym podlegającym wpisowi do rejestru na podstawie art. 40 pkt 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (jedn. tekst: Dz. U. z 2013 r., poz. 1203 ze zm.) jest sprawozdanie obejmujące okres od dnia rozpoczęcia przez nią działalności do końca roku kalendarzowego."
Wyjaśnienie przez SN kwestii składania sprawozdań finansowych za pierwszy, niepełny, rok obrotowy jest o tyle ważne, że niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym, zgodnie z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, jest zagrożone karą grzywny albo ograniczenia wolności. Ustawa o rachunkowości nie określa wysokości kar, ale może je wymierzyć sąd. Osobą ponoszącą odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki i to właśnie jemu grożą sankcje z tytułu niewykonania przez jednostkę obowiązków w zakresie składania we właściwym rejestrze sądowym sprawozdań finansowych.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
