Zamierzamy podpisać umowę najmu samochodu osobowego od innej firmy. Jak zaksięgować wydatki na paliwo do tego samochodu? Czy ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę) prowadzi się za cały miesiąc? Koszty działalności podstawowej rozliczamy za pośrednictwem kont zespołu 4 i 5.
Czy wydatki na używanie wynajętego samochodu zalicza się do kosztów podatkowych tylko do kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu?
| Przy ustalaniu kosztów dla celów podatkowych wysokość wydatków poniesionych z tytułu używania samochodu porównuje się z kwotą limitu wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). |
Wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią – co do zasady – koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. Dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika (por. art. 16 ust. 1 pkt 51 updop) lub niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych (por. art. 23 ust. 1 pkt 46 updof). W świetle przepisów podatkowych wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych:
mogą stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu wyłącznie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).
Zatem koszty używania wynajętego samochodu osobowego (np. wydatki na zakup paliwa) będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w ograniczonej wysokości, tj. do limitu kilometrówki.
Należy podkreślić, że w przepisach nie określono wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, ustawodawca wskazał jedynie niezbędne elementy jej treści (art. 16 ust. 5 updop oraz art. 23 ust. 7 updof). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zatem zawierać co najmniej:
Brak tej ewidencji powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 stycznia 2014 r., nr ILPB3/4240-49/13-6/BN).
Stawka za 1 kilometr przebiegu dla samochodu osobowego zależy od pojemności skokowej silnika. Obecnie – na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) – stawka ta dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – nie może być wyższa niż 0,5214 zł, natomiast dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – nie może być wyższa niż 0,8358 zł.
dostępny jest na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl w zakładce Podatki dochodowe |
Czy wydatki poniesione w jednym miesiącu w kwocie przewyższającej limit za ten miesiąc mogą być rozliczone w kolejnym miesiącu?
| W przypadku gdy suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres, to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Może się to jednak okazać możliwe w kolejnych okresach rozliczeniowych. |
Wydatki dotyczące używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.
Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków (a nie kwota limitu). Jeżeli zaś kwota wydatków w danym miesiącu jest wyższa od limitu, mogą one zostać rozliczone – po zsumowaniu z wydatkami z tytułu używania pojazdu następnego miesiąca – w ramach limitu na następny miesiąc. Przeniesienie wydatków do rozliczenia w kolejnym miesiącu jest jednak możliwe tylko w obrębie danego roku podatkowego.
Warto w tym miejscu wspomnieć, iż od 1 kwietnia 2014 r. podatnikowi zasadniczo przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupu paliwa do pojazdów samochodowych w wysokości 50% kwoty podatku naliczonego. Jednak art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 312) przewiduje, że w okresie przejściowym, tj. do 30 czerwca 2015 r., podatnik nie ma możliwości odliczenia VAT z tytułu nabywanego paliwa do samochodu osobowego (chyba że samochód ten wykorzystywany jest przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej, o czym stanowi art. 12 ust. 2 ww. ustawy).
Natomiast, jeśli chodzi o wydatki ponoszone na zakup materiałów eksploatacyjnych do samochodów osobowych, od 1 kwietnia 2014 r. podatnik ma – co do zasady – prawo do odliczenia 50% kwoty podatku. Dotyczy to wydatków poniesionych na zakup usług naprawy lub konserwacji ww. pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (chyba że samochód ten wykorzystywany jest przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej – wówczas przysługuje prawo do odliczenia całego VAT z dodatkowymi warunkami).
Kwota VAT, która w świetle przepisów ustawy o VAT nie podlega odliczeniu, może zostać uznana za koszt podatkowy. W omawianej sprawie kwotę tego podatku ujmuje się – naszym zdaniem – w kosztach uzyskania przychodów w ramach limitu kilometrówki.
Czy czynsz najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej stanowi koszt podatkowy w całości, czy do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki)?
| Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w przepisach o podatku dochodowym. |
W wyniku umowy najmu najemca nabywa prawo do używania przedmiotu najmu oraz zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Powyższe wynika z treści art. 659 § 1 K.c. W myśl postanowień § 2 tego przepisu, czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Czynsz jest opłatą stałą, która musi być ponoszona bez względu na zakres używania wynajętej rzeczy, powinien być płacony również wtedy, gdy rzecz nie jest używana.
Zatem czynsz jest wynagrodzeniem za oddanie rzeczy do używania. Jest to zapłata za uzyskanie jedynie tytułu prawnego umożliwiającego korzystanie. Nie można zatem jej utożsamiać z kosztem używania, a co za tym idzie nie należy dla takich kosztów stosować ograniczenia w postaci limitu. Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop. Potwierdził to Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.
Stanowisko takie prezentują obecnie również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 9 kwietnia 2014 r., nr IBPBI/2/423-51/14/MS, wyjaśnił iż:
"(…) Art. 16 ust. 1 pkt 51 updop dotyczy wyłącznie wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących majątku podatnika, a więc kosztów posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Przepis ten nie dotyczy natomiast kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Innymi słowy, do wydatków z tytułu kosztów używania samochodu można zakwalifikować wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne, w odróżnieniu jednak od wydatków ponoszonych na uzyskanie samego tytułu prawnego, umożliwiającego używanie samochodu (…).
O słuszności powyższego stanowiska świadczy także część tego przepisu po średniku "wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu". Koszty używania należy wiązać z faktycznym przebiegiem pojazdu, a opłaty czynszowe nie są związane z przebiegiem pojazdu (…)".
| W przypadku używania w działalności gospodarczej samochodów osobowych na podstawie umowy najmu, do ksiąg rachunkowych wprowadza się wszystkie wydatki związane z ich używaniem na podstawie dowodów źródłowych (np. faktur, rachunków) w wysokości faktycznie poniesionej. Dla celów bilansowych nie ma znaczenia, iż podatkowo wydatki na eksploatację samochodu uwzględnia się w kosztach tylko do limitu tzw. "kilometrówki". |
Ewidencję księgową wydatków poniesionych na bieżącą eksploatację samochodów osobowych prowadzi się na kontach kosztów podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:
| – Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii, Usługi obce, Pozostałe koszty rodzajowe), – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" |
| oraz równolegle: |
| – Wn konto 55 "Koszty zarządu", – Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
W ramach zespołu 4 można również utworzyć nowe konto, np. konto 40-7 "Koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego" z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów (paliwo, części zamienne itp.). Z uwagi na fakt, iż wydatki na bieżąca eksploatację wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej objęte są dla celów podatkowych limitem, takie rozwiązanie ewidencyjne ułatwi ustalenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Natomiast wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego, które nie są zaliczane do kosztów eksploatacji samochodu, można ująć zapisem:
| – Wn konto 40-2 "Usługi obce", – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" |
| oraz równolegle: |
| – Wn konto 55 "Koszty zarządu", – Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
Przykład
I. Założenia:
1. W lipcu 2014 r. spółka wynajęła od firmy zewnętrznej samochód osobowy marki "X" o nr rej. WW 1234 i poj. silnika pow. 900 m3. Pracownik użytkujący ten pojazd przekazał do rozliczenia z pobranej zaliczki faktury za paliwo na kwotę: 1.100 zł (w tym VAT: 205,69 zł). Ponadto spółka otrzymała fakturę za najem tego pojazdu w kwocie: 1.230 zł (w tym VAT: 230 zł). Zgodnie z przedstawioną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu pracownik w lipcu przejechał: 2.500 km × 0,8358 zł/km = 2.089,50 zł.
2. Spółka ujmuje koszty na kontach zespołu 4 i 5, a wydatki związane z używaniem samochodów niebędących własnością spółki ujmuje na koncie kosztów rodzajowych 40-7 "Koszty bieżącej eksploatacji wynajętego samochodu osobowego" z podziałem na poszczególne rodzaje kosztów (np. paliwo, części zamienne, przejazdy autostradą).
3. Wynajmowany samochód nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.
II. Dekretacja:
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. FZ – zakup paliwa do wynajętego samochodu: | |||
| a) obciążenie kosztów rodzajowych | |
|
30 |
| oraz równolegle kosztów zarządu | 1.100 zł | 55 | 49 |
| b) uznanie pracownika | 1.100 zł | 30 | |
| 2. FZ – czynsz najmu samochodu osobowego: | |||
| a) wartość brutto | 1.230 zł | 30 | 21 |
| b) VAT podlegający odliczeniu: 230 zł × 50% = | 115 zł | 22-1 | 30 |
| c) obciążenie kosztów rodzajowych wartością netto wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu: 1.000 zł + 115 zł = |
1.115 zł | 40-2 | 30 |
| oraz równolegle obciążenie kosztów zarządu | 1.115 zł | 55 | 49 |
III. Księgowania:
Według ewidencji księgowej koszty używania wynajmowanego samochodu w danym miesiącu, które objęte są limitem, wyniosły narastająco: 1.100 zł, zaś limit wynikający z przedstawionej i zatwierdzonej przez pracodawcę ewidencji przebiegu pojazdu za ten miesiąc wynosił: 2.089,50 zł. Spółka zaliczy do kosztów podatkowych kwotę: 1.100 zł oraz czynsz najmu w kwocie: 1.115 zł.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
