Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Zwrot pracownikowi wydatków na zakup okularów korekcyjnych
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Zwrot pracownikowi wydatków na zakup okularów korekcyjnych

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 17 (377) z dnia 1.09.2014
1. Forma zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych

Otrzymaliśmy od pracownika zaświadczenie wystawione przez lekarza medycyny pracy o konieczności stosowania okularów korekcyjnych. Jaką kwotę można zwrócić pracownikowi i na podstawie jakiego dokumentu?

Zgodnie z art. 2376 § 1 i 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach. Art. 23715 § 1 i 2 K.p. wskazuje natomiast, iż Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy oraz, że Ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac.

W omawianej sytuacji należy odwołać się do przepisu § 2 pkt 4§ 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973), na podstawie którego pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku z monitorem ekranowym (przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy) okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Przepisy ww. rozporządzenia nie określają kwoty podlegającej refundacji ani formy zapewnienia pracownikom zaleconych okularów. Najczęściej pracodawca w aktach prawa wewnętrznego umieszcza stosowne regulacje w tym zakresie. Zaopatrzenie pracownika w okulary może nastąpić poprzez:
  • otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok,
     
  • dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych fakturą.

Forma zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnychW przypadku gdy pracownik po dokonaniu zakupu okularów korekcyjnych przedkłada fakturę, na podstawie której następuje zwrot poniesionych kosztów, pracodawca ustala kwotę przeznaczoną na omawiane okulary i informuje o tym zainteresowanych pracowników. Należy mieć jednak na uwadze, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na okulary, powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 11 maja 2011 r., nr IBPBII/1/415-141/11/BJ).

Co istotne, jeśli pracodawca pokrywa koszty zakupu okularów korekcyjnych do wysokości określonego limitu, to księgowaniu podlega – na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury – tylko kwota limitu. Kwota niepodlegająca dofinansowaniu nie będzie księgowana.


2. Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń przysługujących na podstawie przepisów bhp

Czy kwota zwrotu pracownikowi pracującemu przy komputerze wydatków na zakup okularów jest zwolniona ze składek ZUS i podatku dochodowego?

Obowiązek zapewnienia pracownikom pracującym przy komputerze okularów korygujących wzrok wynika z przepisów bhp. W związku z tym kwota zwrotu pracownikowi wydatków na zakup okularów jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania.

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalentów za te świadczenia wypłacanych zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek ZUS.

W myśl art. 12 ust. 1 updof, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się w zasadzie każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy. Jednak na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń przysługujących na podstawie przepisów bhpZgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów zawartym w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95, przepis art. 21 ust. 1 pkt 11 updof ma zastosowanie, gdy pracownik otrzyma od pracodawcy zalecone okulary korygujące wzrok albo zwrot poniesionych przez siebie (w porozumieniu z pracodawcą) wydatków na zakup zaleconych okularów, udokumentowany fakturą.


3. Prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup okularów

Jeżeli zakup przez pracownika okularów korygujących wzrok udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracodawcę, to czy pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego?

Zakup okularów korekcyjnych może być udokumentowany fakturą wystawioną zarówno na pracownika, jak i pracodawcę. Dotychczas na łamach naszego czasopisma pisaliśmy, iż w sytuacji gdy faktura dokumentująca zakup okularów dla pracownika wystawiona jest na firmę, wówczas nie ma przeszkód, aby firma odliczyła VAT z takiej faktury. Warunkiem prawa do odliczenia VAT jest bowiem związek nabywanych przez firmę towarów i usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT (por. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Takie też stanowisko zajmowały organy podatkowe (por. np. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 stycznia 2013 r., nr ILPP2/443-1016/12-3/MN).

Obecnie według fiskusa podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu przez jego pracowników okularów korekcyjnych.

Prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej zakup okularówDyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 lutego 2014 r., nr IPPP3/443-1068/13-4/MKw, wyjaśnił że nabycia okularów korekcyjnych dokonuje pracownik i to pracownik – a nie pracodawca, który tylko finansuje ich zakup – posiada prawo do rozporządzania okularami jak właściciel. Z samego wystawienia faktury na pracodawcę, jeżeli pracodawca ten nie nabył faktycznie okularów (nie doszło do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą), nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury. Tym samym, w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez jego pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych.


4. Ewidencja dofinansowania pracownikowi zakupu okularów

Jak ująć w księgach rachunkowych zwrot pracownikowi wydatków na zakup okularów korygujących wzrok?

W księgach rachunkowych wydatki związane z dofinansowaniem pracownikowi zakupu okularów korygujących odnoszone są w ciężar kosztów działalności operacyjnej pracodawcy na konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub odpowiednie konto w zespole 5. W przypadku gdy pracownikowi zwracana jest tylko część wydatków na zakup okularów, tylko tę ich część można zaliczyć do kosztów.

Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi wydatków na okulary korekcyjne może przebiegać następująco:

   1) zaliczenie w ciężar kosztów wydatku na zapewnienie pracownikowi
       okularów korekcyjnych (w wysokości określonego limitu):
      – Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"
         lub odpowiednie konto zespołu 5,
      – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         lub 30 "Rozliczenie zakupu",
   2) zwrot kosztów pracownikowi do wysokości określonego limitu:
      – Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
      – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Przykład

I. Założenia:

1. Lekarz okulista w ramach okresowych badań profilaktycznych zalecił pracownikowi stosowanie okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym. Pracownik zakupił zalecane okulary i przedstawił pracodawcy (spółka z o.o.) fakturę na kwotę: 540 zł (w tym VAT: 40 zł).

2. Pracodawca finansuje zakup okularów korekcyjnych do wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę, które obecnie wynosi: 1.680 zł. Tak więc pracownikowi zwrócono wydatek w wysokości: 540 zł (540 zł < 840 zł). Kwota dofinansowania została wypłacona pracownikowi gotówką.

3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ – zakup okularów korekcyjnych:      
   a) uznanie pracownika wartością poniesionych przez niego wydatków
       na zakup okularów korygujących
540 zł 30 23-4
   b) zaliczenie zwrotu za okulary w ciężar kosztów 540 zł 40-5 30
2. KW – wypłata pracownikowi dofinansowania do okularów korygujących wzrok 540 zł 23-4 10

III. Księgowania:

Ewidencja dofinansowania pracownikowi zakupu okularów

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.