Rozwiązaliśmy umowę o pracę z pracownikiem, któremu pozostało 10 dni urlopu. W związku z tym, że pracownik nie wykorzysta już tego urlopu naliczyliśmy mu ekwiwalent urlopowy. Ostatnie wynagrodzenie zostało już wypłacone, czy zatem od ekwiwalentu powinniśmy potrącić kwotę wolną od podatku oraz koszty uzyskania? Jak zaksięgować powyższe operacje?
Z ekwiwalentem za urlop mamy do czynienia wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta w całości bądź części urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Powyższe wynika z art. 171 § 1 K.p. Sposób liczenia ekwiwalentu za urlop określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem urlopowym.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop ujmuje się w księgach rachunkowych jako składnik wynagrodzenia na koncie 40-4 "Wynagrodzenia" lub odpowiednim koncie w zespole 5.
W celu ustalenia prawidłowej kwoty ekwiwalentu uwzględnia się współczynnik urlopowy (por. § 19 rozporządzenia) oraz sumę miesięcznych wynagrodzeń ustaloną według zasad określonych w § 15–17 rozporządzenia urlopowego. Reguły obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop opisuje § 18 tego rozporządzenia.
Pracodawca, który wypłaca pracownikowi ekwiwalent za urlop, uwzględnia kwotę ekwiwalentu w składnikach wynagrodzenia i od łącznej kwoty wynagrodzeń jest zobowiązany obliczyć, pobrać i przekazać na rachunek urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ekwiwalent urlopowy stanowi również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne na takich samych zasadach jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.
Jeśli wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop następuje po ustaniu zatrudnienia, to wyliczając kwotę zaliczki na podatek od ekwiwalentu nie stosuje się kwoty wolnej od podatku. Należy jednak potrącić koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł.
Przykład
I. Założenia:
1. Po ustaniu zatrudnienia jednostka wypłaciła byłemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości: 1.852 zł brutto. Zgodnie z przepisami, potrąciła składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, miesięczne koszty uzyskania w wysokości: 111,25 zł i ustaliła zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie potrąciła natomiast kwoty wolnej od podatku stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, tj. 46,33 zł.
2. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym, tj. w zespole 4.
3. Rozliczenie składkowo-podatkowe ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypłaconego po ustaniu zatrudnienia przedstawia się następująco:
Wiersz | Wyszczególnienie | Kwota w zł |
1 | Ekwiwalent za niewykorzystany urlop | 1.852,00 |
2 | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1) | 1.852,00 |
3 | Składki na ubezpieczenia społeczne (wiersz 2 x 13,71%) | 253,91 |
4 | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 2 – wiersz 3) | 1.598,09 |
5 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania (wiersz 4 x 9%) | 143,83 |
6 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 4 x 7,75%) | 123,85 |
7 | Koszty uzyskania przychodu | 111,25 |
8 | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu (wiersz 1 – wiersz 7 – wiersz 3) |
1.487,00 |
9 | Zaliczka na podatek (wiersz 8 x 18%) | 267,66 |
10 | Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu (wiersz 9 – wiersz 6) | 144,00 |
11 | Do wypłaty (wiersz 1 – wiersz 3 – wiersz 5 – wiersz 10) | 1.310,26 |
4. Składki na ubezpieczenie społeczne, FP oraz FGŚP obciążające pracodawcę wyniosły: 384,10 zł. Spółka nie odprowadza składek na FEP.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. LP – ekwiwalent za niewykorzystany urlop: | |||
a) kwota brutto ekwiwalentu | 1.852,00 zł | 40-4 | 23-0 |
b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych | 144,00 zł | 23-0 | 22-3/0 |
c) składki ZUS należne od pracownika: 253,91 zł + 143,83 zł = | 397,74 zł | 23-0 | 22-3/3 |
2. PK – składki ZUS obciążające pracodawcę | 384,10 zł | 40-5 | 23-3/3 |
3. WB – wypłata ekwiwalentu pracownikowi | 1.310,26 zł | 23-0 | 13-0 |
III. Księgowania:
Szczególną uwagę należy zwrócić ustalając kwotę ekwiwalentu urlopowego pracownikowi, który w trakcie zatrudnienia złożył oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę. Z wynagrodzenia takiego pracownika potrącane były zryczałtowane koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w wysokości: 139,06 zł miesięcznie. Natomiast w przypadku wypłaty ekwiwalentu za urlop już po rozwiązaniu stosunku pracy z takim pracownikiem, jednostka powinna zastosować miesięczne koszty uzyskania przychodów w podstawowej wysokości – czyli: 111,25 zł. Wynika to z faktu, iż wraz z utratą przez podatnika statusu pracownika traci ważność złożone przez niego oświadczenie o spełnieniu warunków do podwyższonych kosztów.
|