Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Wypłata zaległych ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowych ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Wypłata zaległych ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowych kierowców

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 18 (378) z dnia 20.09.2014

Jesteśmy firmą transportową. Dotychczas nie wypłacaliśmy ryczałtów za nocleg kierowcom transportu międzynarodowego, którym zapewnialiśmy miejsce do spania w odpowiednio wyposażonej kabinie samochodu. Obecnie na podstawie uchwały SN nasi kierowcy będą zwracać się o wypłatę zaległych ryczałtów. Jak ująć w księgach rachunkowych te wpłaty?

1.1. Obowiązki pracodawcy wobec kierowcy wykonującego pracę poza siedzibą firmy

Zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.), w przypadku kierowców podróżą służbową jest każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, oddział, filia lub przedstawicielstwo pracodawcy, który ma na celu wykonanie zleconego przez niego zadania przewozowego. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy kierowca wyjeżdża z firmy pojazdem załadowanym (lub z pasażerami), czy też zadanie wiąże się z koniecznością przejazdu do innej miejscowości celem podjęcia ładunku lub rozpoczęcia przewozu osób. Przekroczenie granic miejscowości, w której znajduje się miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę stanowi automatycznie początek podróży służbowej, która kończy się w momencie powrotu w granice administracyjne tej lub innej miejscowości, w której pracodawca prowadzi swą działalność.

Kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy. Tak stanowi art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców. Konsekwencją wykonywania pracy w podróży służbowej przez kierowcę przewozu drogowego jest obowiązek pokrycia przez jego pracodawcę kosztów związanych z tą podróżą, zwłaszcza gdy praca kierowców w transporcie międzynarodowym wymaga długotrwałej rozłąki z centrum życia osobistego i rodzinnego.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej zwane rozporządzeniem o podróżach.

Natomiast warunki wypłacania tych należności pracownikowi spoza sfery budżetowej można określić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Z tym, że diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w rozporządzeniu o podróżach (obecnie 30 zł). W przypadku braku postanowień regulaminowych (układowych) lub umownych do tych pracowników stosuje się również przepisy rozporządzenia o podróżach (art. 775 § 3–5 K.p.).

Co do zasady pracodawca pokrywa poniesione w czasie podróży służbowej koszty noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (np. hotelowym), w granicach ustalonych limitów. Jeżeli pracownikowi nie zapewniono w podróży krajowej bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku, to przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, tj. 45 zł. W przypadku podróży krajowej wymagane jest, aby nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 2100 i 700. Z kolei w podróży zagranicznej, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach. Ryczałt ten nie przysługuje jednak za czas przejazdu.

1.2. Zwrot kosztów noclegu w świetle uchwały Sądu Najwyższego

Do niedawna wątpliwości prawne budziła kwestia czy kierowcom, którym pracodawca zapewnia nocleg w odpowiednio wyposażonej kabinie samochodu, przysługuje prawo do ryczałtu za nocleg. Ze stanowiska wyrażonego przez siedmiu sędziów Sądu Najwyższego w uchwale z 12 czerwca 2014 r., sygn. akt II PZP1/14, wynika iż:

Zwrot kosztów noclegu w świetle uchwały Sądu Najwyższego

"Zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu § 9 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), co powoduje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na warunkach i w wysokości określonych w § 9 ust. 1–3 tego rozporządzenia albo na korzystniejszych warunkach i wysokości, określonych w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub innych przepisach prawa pracy."

Uchwała zapadła na tle § 9 starego rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Identyczne brzmienie ma § 16 obecnie obowiązującego rozporządzenia o podróżach, co powoduje, że uchwała ta zachowuje aktualność na gruncie nowych przepisów.

Kierowcy transportu międzynarodowego, powołując na ww. uchwałę, mogą więc zwrócić się do pracodawcy z żądaniem wypłaty zaległych ryczałtów za noclegi wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż roszczenie ze stosunku pracy przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne (z pewnymi wyjątkami, które nie dotyczą ryczałtów za nocleg).

Więcej przczytasz w
Na temat wypłaty ryczałtu za nocleg
dla kierowcy można przeczytać
UiPP nr 16 z 10 sierpnia 2014 r.

1.3. Ewidencja księgowa wypłaty zaległych ryczałtów za nocleg

Generalnie, ponoszone na bieżąco, koszty podróży służbowych zalicza się do kosztów działalności operacyjnej i ujmuje w księgach, zapisem:

      – Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub konto zespołu 5
         (w analityce: Koszty podróży służbowych),
      – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

W sytuacji opisanej w pytaniu mamy do czynienia z wypłatą na wniosek pracownika zaległych ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowych. Wydatki poniesione przez pracodawcę z tego tytułu wskazane jest odnieść analogicznie jak inne koszty podróży służbowych w ciężar pozostałych kosztów rodzajowych, zapisem:

   1) kwota roszczenia:
      – Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub zespół 5,
      – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         (w analityce: Imienne konto pracownika),
   2) wypłata na rzecz pracownika:
      – Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"
         (w analityce: Imienne konto pracownika),
      – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Od wypłacanych zaległych ryczałtów kierowcy mogą domagać się odsetek. W razie ich wypłaty, odnosi się je w ciężar kosztów finansowych, zapisem:

1) kwota należnych odsetek: Wn konto 75-1, Ma konto 23-4,

2) wypłata odsetek: Wn konto 23-4, Ma konto 13-0.

Można również dokonać księgowań z pominięciem konta 23-4, dokonując zapisu w dacie wypłaty: Wn konto 40-6 lub zespół 5 albo 75-1, Ma konto 13-0.

Jeżeli wypłacone wyrównania (zaległe ryczałty) mieszczą się w limitach rozporządzeń o podróżach służbowych (starego i nowego), pracodawca nie pobiera składek ZUS oraz podatku dochodowego. Natomiast pracodawcy, którzy przyjęli w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania) wyższy ryczałt za noclegi niż wynikający z rozporządzeń, to od nadwyżki ponad ten limit pobierają składki ZUS i podatek dochodowy.

Przykład

I. Założenia:

Pracodawca stosuje rozporządzenie o podróżach i prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4. Pracownik (kierowca) zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o wypłatę zaległych ryczałtów za noclegi z tytułu podróży służbowych (za trzy lata wstecz) wraz z odsetkami. Według ustaleń pracownikowi przysługuje zaległy ryczałt w kwocie: 5.000 zł oraz odsetki w kwocie: 900 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. WB – przelew kwoty roszczenia z tytułu zaległych ryczałtów za nocleg:      
   a) pełna kwota roszczenia 5.900 zł   13-0
   b) kwota z tytułu ryczałtu za noclegi 5.000 zł 40-6  
   c) kwota z tytułu odsetek 900 zł 75-1  

III. Księgowania:

Wypłaty zaległych ryczałtów za nocleg

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.