Rachunkowość pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej

Zasady działania pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych regulują przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. nr 100, poz. 502 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem w sprawie PKZP, oraz ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 167), dalej zwanej ustawą o związkach zawodowych. Na podstawie art. 39 ust. 1 tej ustawy, w zakładach pracy mogą być tworzone pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe, których członkami mogą być pracownicy oraz emeryci i renciści bez względu na przynależność związkową. Z kolei w świetle przepisów § 2 rozporządzenia w sprawie PKZP, pracownicza kasa zapomogowo-pożyczkowa może zostać utworzona u pracodawcy, u którego co najmniej dziesięciu zatrudnionych przez niego pracowników zadeklarowało gotowość przynależności do tej organizacji. W jednym zakładzie pracy może działać tylko jedna PKZP. Gdy w zakładzie pracy nie znajdzie się minimalna liczba chętnych zgłaszających gotowość przystąpienia do kasy (tj. 10 pracowników), to można zorganizować międzyzakładową PKZP. O utworzeniu PKZP decydują jej założyciele, którzy uchwalają statut i dokonują wyboru organów. Organami PKZP są walne zebranie członków, zarząd i komisja rewizyjna (por. § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia). Pracodawca, ze swej strony świadczy pomoc PKZP w szczególności, w zakresie:

• zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy,
   
• transportu pieniędzy z banku,
   
• prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej,
   
• dostarczania druków i formularzy,
   
• dokonania na rzecz PKZP potrąceń w listach płac, listach wypłat zasiłków chorobowych i zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek,
   
• przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych,
   
• odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP,
   
• informowania przynajmniej raz w roku członków kas o stanie ich wkładów i zadłużeń.

Nad terminowym prowadzeniem przez zakład pracy ksiąg rachunkowych i obsługi kasowej PKZP czuwa, zgodnie z § 26 rozporządzenia w sprawie PKZP, Komisja Rewizyjna, do której obowiązków należy kontrola działalności PKZP co najmniej raz na kwartał, sporządzając protokół z tych czynności.

2.1. Bieżąca organizacja ewidencji księgowej

Jak każda inna jednostka zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych, PKZP powinna posiadać – w myśl art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości – dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości. W przypadku jednak pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych, ze względu na specyfikę działalności kas i jej zakres, który ogranicza się do udzielania pożyczek i zapomóg bezzwrotnych, dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości jest dość uproszczona i powinna zawierać w szczególności:

• wykaz kont syntetycznych, tj. kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia ewidencji analitycznej (kont ksiąg pomocniczych) i powiązania tej ewidencji z kontami księgi głównej,
   
• wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji,
   
• opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, ze wskazaniem metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
   
• opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów).

Księgi rachunkowe PKZP nie mogą być prowadzone przez członków zarządu i komisji rewizyjnej, jak również przez osobę prowadzącą kasę PKZP. Kasa nie może być prowadzona przez członków zarządu i komisji rewizyjnej, ani przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe PKZP (por. § 44 rozporządzenia w sprawie PKZP).

Na środki finansowe PKZP składają się takie fundusze jak fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy, fundusz rezerwowy, fundusz zapomogowy i inne fundusze przewidziane w statucie. Charakterystykę poszczególnych funduszy przedstawiono w poniższej tabeli.

Do ewidencji księgowej zmniejszeń i zwiększeń na kontach księgowych funduszów PKZP służy konto księgowe 85 "Fundusze specjalne", gdzie w ewidencji analitycznej można wyróżnić konta opisanych powyżej funduszy:

• konto 85-1 "Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy",
   
• konto 85-2 "Fundusz rezerwowy",
   
• konto 85-3 "Fundusz zapomogowy".

Środki pieniężne pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej przechowywane są na rachunkach bankowych. Rachunki bankowe otwiera się na wniosek zarządu. Zarząd wskazuje osoby uprawnione do dysponowania tymi rachunkami (wzory podpisów osób uprawnionych do dysponowania rachunkami PKZP zatwierdza zarząd).

Do ewidencji księgowej wpłat i wypłat dokonywanych za pośrednictwem rachunków bankowych służy konto syntetyczne 13 "Rachunki bankowe". Przy czym środki pieniężne dotyczące poszczególnych funduszy specjalnych można gromadzić odrębnie dla każdego funduszu na osobnym rachunku bankowym i ujmować w księgach rachunkowych w podziale na konta analityczne, na przykład w następujący sposób:

• konto 13-1 "Rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego",
   
• konto 13-2 "Rachunek funduszu rezerwowego",
   
• konto 13-3 "Rachunek funduszu zapomogowego".

Lokaty wolnych środków należących do PKZP ujmuje się również na osobnym koncie 13-5 "Inne rachunki bankowe".

Dodatkowo wśród kont księgowych stosowanych przez PKZP można wyróżnić:

• konto 10 "Kasa", na którym ujmuje się wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie PKZP, którą traktuje się jako odrębny punkt kasowy. Operacje kasowe dokumentuje się raportem kasowym wraz z załączonymi do niego dowodami potwierdzającymi podjęcie gotówki z rachunków bankowych, z podziałem na operacje dotyczące poszczególnych funduszy specjalnych, tj. funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego, funduszu rezerwowego, funduszu zapomogowego. Odrębny raport kasowy sporządza się również wtedy, gdy operacje kasowe dokonywane są w zakładzie pracy,
   
• konto 24-0 "Rozrachunki z członkami PKZP", do którego prowadzi się ewidencję analityczną w podziale na konta imienne członków PKZP. Na koncie 24-0 ujmuje się wkłady członkowskie poszczególnych członków PKZP w wysokości i terminach ustalonych w statucie oraz udzielone członkom PKZP pożyczki na warunkach określonych w statucie bądź regulaminie. Pozostające na koncie 24-0 saldo Wn oznacza pozostałe do spłaty pożyczki udzielone członkom PKZP. Po stronie Wn tego konta księguje się bowiem udzielone członkom PKZP pożyczki, z kolei po stronie Ma ujmuje się spłatę pożyczki bądź jej potrącenie z wkładów – w przypadku wystąpienia zadłużenia lub też umorzenia pożyczki w ciężar funduszu rezerwowego. Wpłaty wpisowego i wkładów członkowskich są wstępnie księgowane na konta imienne członków PKZP, będące analityką do konta 24-0, a następnie przeksięgowywane na konto odpowiednich funduszy. W jednostkach prowadzących szczegółowe kartoteki imienne członków PKZP można wpłaty wpisowego i wkładów członkowskich księgować z pominięciem konta 24-0, tzn. bezpośrednio na konto odpowiedniego funduszu.

2.2. Koszty i przychody w PKZP

Specyfika prowadzenia PKZP polega na tym, że działalność statutowa PKZP sprowadza się właściwie do gospodarowania środkami pieniężnymi w ramach tworzonych przez kasę zapomogowo-pożyczkową funduszów oraz powstających rozrachunków z członkami kasy z tytułu wnoszonych przez nich wpłat, udzielanych im pożyczek i zapomóg. Należy również podkreślić, iż zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie PKZP, to zakład pracy zobowiązany jest przez rozporządzenie do świadczenia pomocy PKZP w zakresie między innymi zapewnienia pomieszczeń biurowych, transportu pieniędzy, obsługi księgowej, kasowej, prawnej, dostarczania druków, formularzy i innych czynności. Co oznacza, że to zakład pracy pokrywa koszty związane z działalnością PKZP. W związku z tym w księgach rachunkowych PKZP nie występują operacje gospodarcze generujące przychody i zyski oraz koszty i straty, ponieważ środków tworzących fundusze nie zalicza się do przychodów, a koszty prowadzenia PKZP ponoszone są przez pracodawcę.

2.3. Sprawozdawczość finansowa PKZP

Zasadniczo za rok obrotowy PKZP przyjmuje się rok kalendarzowy (zob. § 43 ust. 2 rozporządzenia). Zatem księgi rachunkowe zamyka się i sprawozdanie finansowe sporządza na koniec każdego roku kalendarzowego, w przypadku kontynuowania przez PKZP działalności statutowej. Sprawozdanie finansowe PKZP sporządza się również na każdy dzień bilansowy w przypadku zakończenia działalności statutowej PKZP.

W związku z tym, iż w księgach rachunkowych PKZP nie występują operacje generujące koszty i przychody oraz zyski i straty kształtujące wynik finansowy, to nie zachodzi konieczność sporządzania rachunku zysków i strat. Sprawozdanie finansowe PKZP ogranicza się zatem do bilansu sporządzanego w uproszczonej formie.

Roczne sprawozdanie finansowe sporządzone według zasad określonych przepisami ustawy o rachunkowości podpisuje zarząd oraz komisja rewizyjna, to znaczy wszyscy członkowie tych organów, po przeprowadzeniu wcześniej kontroli działalności PKZP (zob. § 45 ust. 1 rozporządzenia). Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez walne zebranie członków PKZP (por. § 45 ust. 2 rozporządzenia). Do sprawozdania finansowego załącza się protokół kontroli komisji rewizyjnej.

Bilans PKZP sporządzony na dzień 31 grudnia 2014 r.

Przykład

Wniesienie wpisowego przez nowego członka PKZP

I. Założenia:

1. Pracownik przystąpił do PKZP i wpłacił gotówką do kasy wpisowe w wysokości: 50 zł.

2. Wpisowe w księgach rachunkowych PKZP ujęto na rachunku funduszu rezerwowego.

3. Rozrachunki z członkiem PKZP jednostka prowadzi na imiennym koncie analitycznym do konta 24-0 "Rozrachunki z członkami PKZP".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Wkłady członkowskie w księgach rachunkowych PKZP

I. Założenia:

1. Członkowie PKZP wyrazili zgodę na potrącanie wkładu z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego lub zasiłku wychowawczego. Z wynagrodzeń za październik potrącono wkłady członkowskie w kwocie: 1.350 zł i przelano na rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego.

2. Przyjęto do kasy PKZP wpłacone przez emerytów wkłady na rzecz PKZP w wysokości: 200 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Udzielenie pożyczki z PKZP i spłata pierwszej raty

I. Założenia:

1. Członkowi PKZP udzielono pożyczki w wysokości: 2.400 zł na rok. Spłata pożyczki odbywać się będzie miesięcznie poprzez potrącenie z wynagrodzenia, na które pracownik udzielił pisemnej zgody.

2. Kwotę pożyczki na rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego przelewa zakład pracy.

3. Miesięczna rata potrącanej pożyczki wynosi: 200 zł. Pierwszą ratę pożyczki potrącono w miesiącu następującym po miesiącu udzielenia pożyczki.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: