Składki ZUS właściciela firmy w księgach rachunkowych

Jak ujmować w księgach rachunkowych składki ZUS właściciela firmy (jednoosobowa działalność gospodarcza), gdy ich zapłata następuje z firmowego rachunku bankowego?

Zasadniczo do ewidencji wszystkich rozrachunków z właścicielem w trakcie roku obrotowego służy konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem). Przy czym ze względu na różnorodność występujących transakcji wskazane jest utworzenie odpowiedniej analityki do tego konta, która uwzględni główne tytuły rozliczeń z jego właścicielem.

Możliwość wyboru sposobu ewidencji składek na ubezpieczenia społeczne właściciela firmy wynika pośrednio z uregulowań zawartych w tym zakresie w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stosownie bowiem do art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a) oraz ust. 13a updof, zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy albo mogą być odliczone od uzyskanego dochodu. Decyzję co do sposobu ewidencji podejmuje sam przedsiębiorca.

Ewidencja księgowa składek na ubezpieczenia społeczne, tj. składki emerytalnej, rentowej, chorobowej i wypadkowej, w firmie osoby fizycznej może przebiegać zapisami:

Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku zapłata składek na ubezpieczenia społeczne z rachunku firmowego przedsiębiorcy przebiegać będzie zapisem:

Składka na FP nie podlega odliczeniu od dochodu, dlatego też zalicza się ją w ciężar kosztów działalności, zapisem:

Z kolei składki na ubezpieczenie zdrowotne należy księgować na koncie rozrachunkowym właściciela, gdyż w świetle przepisów podatkowych obniżają podatek dochodowy (zob. art. 27b updof). Kwota składki zmniejszająca podatek dochodowy nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki, przy czym do ZUS odprowadza się 9% podstawy jej wymiaru. Naliczoną składkę na ubezpieczenie zdrowotne właściciela ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Składki na ubezpieczenia dla przedsiębiorców dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Zwracamy uwagę, że składki na ubezpieczenia społeczne i składka na FP, będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jednostki, bądź odliczone od dochodu pod warunkiem, że zostaną zapłacone. Podobnie w przypadku składki zdrowotnej, aby można ją było odliczyć od podatku (tj. 7,75% podstawy wymiaru) musi być zapłacona.

Przykład

I. Założenia:

1. Decyzją kierownika jednostki (działalność gospodarcza prowadzona przez osobę fizyczną) składki na ubezpieczenia społeczne właściciela zalicza się w koszty działalności operacyjnej jednostki i opłaca z bieżącego rachunku firmowego.

2. Miesięczne składki na ubezpieczenia społeczne opłacane przez przedsiębiorcę w 2014 r. wynoszą: 716,99 zł, w tym składka na ubezpieczenie emerytalne: 438,73 zł, rentowe: 179,81 zł, chorobowe: 55,07 zł, wypadkowe: 43,38 zł.

3. Składka na FP za właściciela firmy wynosi: 55,07 zł, a składka na ubezpieczenie zdrowotne: 270,40 zł, w tym składka podlegająca odliczeniu od podatku: 232,85 zł.

4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie w układzie rodzajowym (zespół 4), a składki ZUS właściciela ujmuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

I. Założenia:

Na podstawie danych z przykładu poprzedniego, przy czym składki ZUS na ubezpieczenia społeczne właściciela firmy pomniejszają podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w księgach rachunkowych ujmuje się je na koncie rozrachunków z właścicielem.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Na koniec roku obrotowego pozostające saldo na koncie 24-2 "Rozrachunki z właścicielem" podlega szczegółowej analizie oraz rozliczeniu na różnice trwałe i przejściowe. Transakcje mające charakter trwały przeksięgowuje się na koniec roku na konto 80 "Kapitał właściciela" lub konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego". Transakcje zakwalifikowane przez jednostkę jako przejściowe pozostawia się natomiast na koncie 24 do rozliczenia w następnych okresach. Pozostające na dzień bilansowy trwałe zmiany w postaci zwiększeń i zmniejszeń korygują wartość początkową kapitału właściciela, którą wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji A.I. "Kapitał podstawowy".

Zapłacone w imieniu właściciela składki na ubezpieczenia społeczne potrącane przy kalkulacji podatku dochodowego, a niezaliczone do kosztów działalności operacyjnej jednostki traktuje się jako trwałe zmniejszenia kapitału, podobnie jest z zapłaconymi w imieniu właściciela składkami na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli właściciel firmy zdecyduje się uregulować zapłacone w jego imieniu składki ZUS, pozostające na koncie 24, to w takiej sytuacji na dzień bilansowy nie powstaną żadne zmiany w kapitale właściciela. Konto "Rozrachunki z właścicielem" rozliczy się bowiem zapisem: