Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Rachunkowość  »  Księgi rachunkowe  »   Koszty noclegu i przejazdu opłacone przelewem przed rozpoczęciem podróży ...
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Koszty noclegu i przejazdu opłacone przelewem przed rozpoczęciem podróży służbowej pracownika

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 4 (388) z dnia 20.02.2015

Spółka z o.o. w grudniu 2014 r. wysłała pracownika w delegację. Koszty delegacji, takie jak nocleg i przejazd, zostały opłacone przez spółkę przelewem w listopadzie. W grudniu, po odbyciu delegacji pracownik przedłożył rozliczenie kosztów podróży. Diety oraz wydatki za przejazd taksówką zostały pracownikowi zwrócone gotówką w styczniu 2015 r. Czy dla celów bilansowych koszty noclegu i przejazdu opłacone przelewem można – pod datą wystawienia faktury zaliczkowej (listopad) – zaksięgować na konto rozliczeń międzyokresowych kosztów, a pod datą rozliczenia kosztów (grudzień) odnieść w koszty rodzajowe?

Koszty noclegu i przejazdu opłacone w listopadzie 2014 r. przed rozpoczęciem podróży służbowej pracownika, która miała miejsce w grudniu 2014 r., spółka powinna ująć w księgach rachunkowych 2014 r.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy mieć przede wszystkim na uwadze art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w świetle którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przypominamy również o zasadzie memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dzięki takim zasadom prowadzenia ksiąg rachunkowych, informacje z nich pochodzące umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Koszty poniesione przed rozpoczęciem podróży służbowej pracownika (nocleg i przejazd), która odbyła się w grudniu, zostały przez spółkę opłacone przelewem w listopadzie. Na potwierdzenie zapłaty spółka otrzymała faktury zaliczkowe. Zakładając, że faktury zaliczkowe wystawione były na 100% wartości i spółka nie otrzymała faktur końcowych (w świetle obowiązujących przepisów o VAT, fakturę końcową wystawia się tylko w sytuacji, gdy zaliczka nie objęła całej kwoty jaka należy się sprzedawcy – art. 106f ust. 3 ustawy o VAT), to w księgach rachunkowych operację tę można ująć następującymi zapisami:

1. WB – wpłata zaliczki (listopad 2014 r.):
      – Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
      – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
2. Faktura zaliczkowa (listopad 2014 r.):
   a) wartość brutto zaliczki:
      – Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
   b) VAT naliczony, jeżeli podlega odliczeniu:
      – Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
   c) wartość netto zaliczki:
      – Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Zaliczka wpłacona na poczet ceny towaru lub usługi, co do zasady, ze swej natury nie ma charakteru definitywnego (ze względu na możliwość jej zwrotu przed terminem dostawy towarów lub wykonania usługi), a tym samym nie stanowi kosztów. Do czasu wykonania świadczenia przez kontrahenta wydatek z tytułu przedpłaty (zaliczki) nie spełnia ogólnej przesłanki zaliczenia go do kosztów. Zatem dopiero po odbyciu podróży służbowej (grudzień 2014 r.) spółka mogła zaliczyć wartość noclegu i przejazdu w ciężar kosztów. Mogła tego dokonać zapisem:

      – Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub 40-6 "Pozostałe koszty
         rodzajowe",
      – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przy czym, w przypadku ewidencjonowania kosztów na kontach zespołu 4 i 5 równolegle nastąpi obciążenie kosztów według funkcji, zapisem:

      – Wn konto zespołu 5,
      – Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Należy jednak zauważyć, że nie każda wcześniejsza wpłata dokonana na poczet przyszłej usługi oznacza zaliczkę, która nie może stanowić kosztu. Dokonana 100% wpłata na poczet usługi, która zostanie wykonana w przyszłych okresach może być uznana za zapłatę "z góry" i mieć charakter bezzwrotny, wówczas otrzymane faktury pod datą ich wystawienia, będą podstawą ujęcia tych wydatków w kosztach. Z uwagi jednak na fakt, iż koszty te dotyczą następnego miesiąca, powinny zostać rozliczone za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Wydatki na zakup usług noclegowych i biletów nabytych przez spółkę w celu odbycia podróży służbowej przez pracownika zostaną rozliczone w księgach rachunkowych poza rozliczeniem pracownika z kosztów podróży służbowej.


Czy wydatki podlegające zwrotowi pracownikowi gotówką w styczniu 2015 r. można odnieść – pod datą rozliczenia kosztów podróży (grudzień) – w ciężar kosztów rodzajowych?

Na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów spółka rozliczy kwoty należne pracownikowi z tytułu podróży służbowej (diety, przejazdy taksówką). Z uwagi na fakt, że podróż miała miejsce w grudniu 2014 r., to koszty należy ująć w księgach rachunkowych 2014 r., mimo że wypłata środków pieniężnych pracownikowi nastąpi dopiero w styczniu 2015 r.

Koszty podróży służbowej pracownika, wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, podlegać będą ujęciu w księgach 2014 r., zapisem:

      – Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe",
      – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Dodatkowo, jeżeli spółka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5, nastąpi obciążenie kosztów według funkcji, zapisem:

      – Wn konto zespołu 5,
      – Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".
Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Księgi rachunkowe - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.