Spółka z o.o. w grudniu 2014 r. wysłała pracownika w delegację. Koszty delegacji, takie jak nocleg i przejazd, zostały opłacone przez spółkę przelewem w listopadzie. W grudniu, po odbyciu delegacji pracownik przedłożył rozliczenie kosztów podróży. Diety oraz wydatki za przejazd taksówką zostały pracownikowi zwrócone gotówką w styczniu 2015 r. Czy dla celów bilansowych koszty noclegu i przejazdu opłacone przelewem można – pod datą wystawienia faktury zaliczkowej (listopad) – zaksięgować na konto rozliczeń międzyokresowych kosztów, a pod datą rozliczenia kosztów (grudzień) odnieść w koszty rodzajowe?
Koszty noclegu i przejazdu opłacone w listopadzie 2014 r. przed rozpoczęciem podróży służbowej pracownika, która miała miejsce w grudniu 2014 r., spółka powinna ująć w księgach rachunkowych 2014 r. |
W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy mieć przede wszystkim na uwadze art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w świetle którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przypominamy również o zasadzie memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dzięki takim zasadom prowadzenia ksiąg rachunkowych, informacje z nich pochodzące umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
Koszty poniesione przed rozpoczęciem podróży służbowej pracownika (nocleg i przejazd), która odbyła się w grudniu, zostały przez spółkę opłacone przelewem w listopadzie. Na potwierdzenie zapłaty spółka otrzymała faktury zaliczkowe. Zakładając, że faktury zaliczkowe wystawione były na 100% wartości i spółka nie otrzymała faktur końcowych (w świetle obowiązujących przepisów o VAT, fakturę końcową wystawia się tylko w sytuacji, gdy zaliczka nie objęła całej kwoty jaka należy się sprzedawcy – art. 106f ust. 3 ustawy o VAT), to w księgach rachunkowych operację tę można ująć następującymi zapisami:
1. WB – wpłata zaliczki (listopad 2014 r.): |
– Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", – Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
2. Faktura zaliczkowa (listopad 2014 r.): |
a) wartość brutto zaliczki: |
– Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", |
b) VAT naliczony, jeżeli podlega odliczeniu: |
– Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", |
c) wartość netto zaliczki: |
– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
Zaliczka wpłacona na poczet ceny towaru lub usługi, co do zasady, ze swej natury nie ma charakteru definitywnego (ze względu na możliwość jej zwrotu przed terminem dostawy towarów lub wykonania usługi), a tym samym nie stanowi kosztów. Do czasu wykonania świadczenia przez kontrahenta wydatek z tytułu przedpłaty (zaliczki) nie spełnia ogólnej przesłanki zaliczenia go do kosztów. Zatem dopiero po odbyciu podróży służbowej (grudzień 2014 r.) spółka mogła zaliczyć wartość noclegu i przejazdu w ciężar kosztów. Mogła tego dokonać zapisem:
– Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe", – Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
Przy czym, w przypadku ewidencjonowania kosztów na kontach zespołu 4 i 5 równolegle nastąpi obciążenie kosztów według funkcji, zapisem:
– Wn konto zespołu 5, – Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
Należy jednak zauważyć, że nie każda wcześniejsza wpłata dokonana na poczet przyszłej usługi oznacza zaliczkę, która nie może stanowić kosztu. Dokonana 100% wpłata na poczet usługi, która zostanie wykonana w przyszłych okresach może być uznana za zapłatę "z góry" i mieć charakter bezzwrotny, wówczas otrzymane faktury pod datą ich wystawienia, będą podstawą ujęcia tych wydatków w kosztach. Z uwagi jednak na fakt, iż koszty te dotyczą następnego miesiąca, powinny zostać rozliczone za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".
Wydatki na zakup usług noclegowych i biletów nabytych przez spółkę w celu odbycia podróży służbowej przez pracownika zostaną rozliczone w księgach rachunkowych poza rozliczeniem pracownika z kosztów podróży służbowej.
Czy wydatki podlegające zwrotowi pracownikowi gotówką w styczniu 2015 r. można odnieść – pod datą rozliczenia kosztów podróży (grudzień) – w ciężar kosztów rodzajowych?
Na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów spółka rozliczy kwoty należne pracownikowi z tytułu podróży służbowej (diety, przejazdy taksówką). Z uwagi na fakt, że podróż miała miejsce w grudniu 2014 r., to koszty należy ująć w księgach rachunkowych 2014 r., mimo że wypłata środków pieniężnych pracownikowi nastąpi dopiero w styczniu 2015 r. |
Koszty podróży służbowej pracownika, wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, podlegać będą ujęciu w księgach 2014 r., zapisem:
– Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe", – Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
Dodatkowo, jeżeli spółka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4 i 5, nastąpi obciążenie kosztów według funkcji, zapisem:
– Wn konto zespołu 5, – Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
|