Dofinansowanie wypoczynku pracowników ze środków ZFŚS

Od bieżącego roku tworzymy ZFŚS. Ze środków tego funduszu wypłacamy pracownikom dofinansowanie do zorganizowanych form wypoczynku, np. wykupione przez pracownika wczasy. Jak rozliczyć i zaewidencjonować w księgach rachunkowych wypłatę takiego dofinansowania?

Wypłacając pracownikom dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku ze środków ZFŚS, należy pamiętać, że przyznawanie przez pracodawcę ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Istotne jest więc, aby wysokość dopłaty do wypoczynku pracownika pracodawca uzależnił od wymienionych wyżej kryteriów (por. art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS - Dz. U. z 2015 r. poz. 111).

Dla pracownika otrzymane dofinansowanie z ZFŚS stanowi przychód ze stosunku pracy. Jak wynika bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychód taki (ze stosunku pracy) uważa się m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne bez względu na źródło ich finansowania. Przychód taki może jednak korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, zgodnie z którym wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Zatem, jeżeli otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wypoczynku (pracownika oraz członków jego rodziny) będzie w całości pochodziło ze środków ZFŚS, a jego wartość łącznie z otrzymanymi wcześniej świadczeniami socjalnymi:

• nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł - wówczas wartość tego dofinansowania będzie w całości wolna od podatku dochodowego,
   
• przekroczy w roku podatkowym kwotę 380 zł - w takim przypadku wolna od podatku będzie jedynie kwota dofinansowania mieszcząca się w ww. limicie, natomiast nadwyżka będzie już podlegała opodatkowaniu.

W sytuacji, gdy przed otrzymaniem dofinansowania pracownik wykorzystał cały limit (tj. 380 zł), wówczas cała wartość dofinansowania będzie podlegała opodatkowaniu.

Kwota dofinansowania do wypoczynku pochodząca ze środków ZFŚS nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.). Ważne jest przy tym spełnienie ww. art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Jeżeli bowiem, przy przyznawaniu pracownikom tego rodzaju dopłat z ZFŚS, pracodawca nie uwzględni sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, wówczas od przekazanego im wsparcia zobowiązany będzie naliczyć i opłacić zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przyznanie dofinansowania do zorganizowanego wypoczynku pracownikowi ze środków ZFŚS zmniejsza wartość funduszu zaewidencjonowaną na koncie 85-0. W księgach rachunkowych w związku z tym wystąpi następujący zapis:

Ewidencja księgowa potrącenia ewentualnej zaliczki na podatek dochodowy (gdy wypłacone z ZFŚS świadczenie nie korzysta w całości lub w części ze zwolnienia z podatku dochodowego) może przebiegać w następujący sposób:

Wypłata dofinansowania do wypoczynku może następować z konta bankowego ZFŚS, z rachunku bieżącego albo z kasy jednostki. W księgach rachunkowych wypłata taka może zostać zaewidencjonowana następująco:

Jeżeli wypłata nie została dokonana z rachunku ZFŚS, lecz z rachunku bieżącego lub gotówką z kasy, należy dokonać refundacji tej kwoty z rachunku ZFŚS, zapisem:

Więcej na temat dofinansowania wypoczynku pracowników pisaliśmy w opracowaniu kompleksowym zamieszczonym w Biuletynie Informacyjnym nr 21 z 20 lipca br.