Podatnik prowadzący działalność gospodarczą użytkuje na cele z nią związane swój prywatny samochód osobowy. Powinien więc założyć ewidencję przebiegu pojazdu i na jej podstawie ujmować koszty używania tego samochodu w księdze podatkowej. Jak prawidłowo prowadzić tę ewidencję?

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, mogą być kosztami uzyskania przychodów w limitowanej wysokości. Stanowi o tym art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.). Limit ten to wynik z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zawierającą dane określone w art. 23 ust. 7 ustawy o pdof. Natomiast stawki za 1 km przebiegu zależą od pojemności skokowej silnika - gdy ta pojemność wynosi do 900 cm³ zastosowanie ma stawka 0,5214 zł, a gdy więcej - 0,8358 zł. Stawki te określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Ponadto podatnik powinien prowadzić miesięczne zestawienie faktycznie poniesionych wydatków, w którym ujmuje się faktury zawierające numer rejestracyjny pojazdu. Wynika to z pkt 13 objaśnień stanowiących załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Na koniec miesiąca, mnożąc faktyczną liczbę przebytych kilometrów i stawkę za 1 km dla samochodu, ustala się limit, czyli maksymalną kwotę wydatków, jaka może zostać odniesiona w koszty w tym miesiącu. Z tym limitem porównuje się wielkość faktycznie poniesionych wydatków ujętych w zestawieniu wydatków. Wartość tych wydatków do wysokości limitu podlega wpisaniu pod datą ostatniego dnia danego miesiąca w kolumnie 13 księgi podatkowej "Pozostałe wydatki" na podstawie zestawienia.

Trzeba pamiętać, że limit i faktyczne wydatki ustala się narastająco. Przy czym suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu ustalonego za ten sam okres.

Przykład

Założenia

1. Podatnik od kwietnia 2010 r. rozpoczął wykorzystywanie w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Samochód ten ma pojemność silnika 2.000 cm³. Ewidencja przebiegu pojazdu za maj 2010 r. wyglądała następująco:

2. Miesięczne zestawienie faktur dotyczących kosztów uzyskania przychodów poniesionych w maju 2010 r. w związku z użytkowaniem tego samochodu przedstawiało się następująco:

3. Podatnik prowadzi dodatkowe zestawienie, w którym ujmuje dane dotyczące poszczególnych miesięcy 2010 r. Po uzupełnieniu danych za maj wygląda ono następująco:

Zapisy w księdze podatkowej

Narastająca kwota faktycznie poniesionych wydatków (kol. 5) wynosi 885,50 zł i mieści się w narastającej kwocie limitu (kol. 3). Dlatego podatnik pod datą 31 maja 2010 r. wpisze do kolumny 13 księgi podatkowej za maj, na podstawie miesięcznego zestawienia faktur, koszty przejazdów w kwocie 660 zł.

Uwaga: Jeśli narastająca kwota faktycznych wydatków (kol. 5) od kwietnia do maja wyniosłaby np. 900 zł, byłaby ona wyższa od narastającej kwoty limitu (kol. 3) za ten okres. Wówczas w księdze podatkowej za ten miesiąc podatnik mógłby wpisać różnicę między narastającą kwotą limitu za maj (kol. 3) a narastającą kwotą wydatków zaliczonych do kosztów za kwiecień (kol. 7), tj. kwotę 668,81 zł (894,31 - 225,50 zł).